La posta elettronica è uno strumento di uso quotidiano, sia nel lavoro che nella vita privata, che rappresenta un valido alleato della nostra produttività.
Ma come tutti gli strumenti tecnologici può anche trasformarsi da prezioso alleato a terribile tiranno, facendoci perdere tempo, senza peraltro aiutarci a rendere la vita lavorativa e privata più leggera e più organizzata.
Come fare quindi a sfruttare al meglio le potenzialità della posta elettronica senza diventarne schiavi?
Di seguito ho raccolto una serie di consigli che puoi facilmente adottare da subito.
Applica il batch working
La gestione delle e-mail è un’attività che si presta molto bene alla tecnica del batch working: ovvero dividere la giornata in blocchi temporali e gestire in ciascun blocco una serie di attività simili. Per quanto riguarda la gestione delle e-mail, prova a fare così:
- stabilisci uno o due momenti della tua giornata – ad esempio, al mattino e alla sera – per leggere e rispondere alle e-mail;
- Spegni le notifiche o chiudi direttamente il programma di posta in modo da non farti distrarre mentre svolgi le altre attività;
- Pianifica 30-40 minuti della tua settimana, magari il venerdì, per controllare di non aver lasciato e-mail non risposte e per archiviare e mantenere in ordine la posta elettronica.
Mantieni organizzata la tua posta
Per avere nella tua posta elettronica un’alleata preziosa è necessario che tu la mantenga organizzata nel tempo.
Gestire in modo produttivo e organizzato la posta elettronica non è un lavoro che si fa una volta per tutte; deve essere portato avanti costantemente e con metodo.
Allora perchè non utilizzare anche per quest’attività il metodo SPACE?
SPACE è un acronimo che indica una metodologia di mantenimento dell’ordine per gli spazi e sta per:
- SORT (ordina, classifica)
- PURGE (elimina)
- ASSES (assegna un posto)
- CONTAIN (contieni)
- EQUALIZE (rivedi)
Quando stiamo organizzando uno spazio virtuale, nella fattispecie il nostro Inbox, anzichè uno spazio fisico, possiamo comunque adottare il metodo SPACE, adattandolo al caso:
- se hai un Inbox pieno di e-mail che si sono accumulate senza ordine e criterio, comincia con il primo passo e classificale: passale cioè in rassegna una alla volta e sistemale – anche solo temporaneamente – in sottocartelle a seconda dell’ambito (personale, lavoro), dell’argomento (comunicazioni relative ai figli, comunicazioni relative a banca, utenze,…) e/o del progetto (ristrutturazione, progetto cliente x, progetto cliente y, …);
- mentre passi in rassegna tutte le e-mail cogli l’occasione di applicare anche il punto due: elimina lo spam, le e-mail indesiderate, e quelle che in generale non ti interessano e di cui non avrai mai più bisogno;
- quando hai completato i primi due punti devi decidere qual è il posto giusto per ogni e-mail che hai deciso di mantenere: riverifica la coerenza e la completezza delle cartelle che hai creato, se necessario aggiungi nuove cartelle o sottocartelle in modo da raggiungere un ottimale equilibrio tra precisione e significatività;
- verifica la gerarchia finale delle cartelle in modo da assicurare che ogni elemento di posta elettronica sia nel percorso più corretto (corretto per te e per il criterio che hai individuato come il più funzionale). Puoi anche contrassegnare le e-mail utilizzando etichette e contrassegni già esistenti nel programmi di posta e che ti permettono di individuare, all’interno delle cartelle, gli elementi non letti, quelli con azioni collegate (tue o di un terzo), quelli molto importanti o poco importanti;
- Rivedi e bilancia il tuo sistema di gestione continuamente per raffinarlo e renderlo sempre più adatto alle tue esigenze. Parte di questo lavoro è senza dubbio ripercorrere i primi quattro passi del metodo SPACE. Ma non dimenticare di riconsiderare, ad esempio, l’iscrizione alle varie newsletter: puoi disiscriverti a quelle che non ti interessano più, in modo da ridurre il numero di e-mail in entrata.
Sfrutta le automazioni
Sfruttare le automazioni può avere diverse declinazioni. Se ben studiate possono aiutarti a gestire al meglio le comunicazioni con l’esterno e anche ad abbassare lo stato di ansia nei momenti in cui non sei ‘sul pezzo’.
La prima modalità è quella di sfruttare le regole in modo tale da far fare loro la gran parte del lavoro di archiviazione necessario. Se il sistema di archiviazione è ormai consolidato ed efficace sarà più semplice individuare alcune regole chiave per spostare elementi di posta nelle cartelle opportune.
La seconda modalità consiste nell’utilizzare l’out of office in modo creativo e funzionale: non solo segnalare il periodo di riposo in corso e quando tornerai disponibile, ma anche far passare alcune informazioni utili a chi ti scrive. Alcuni esempi:
- indicare nel corpo del testo entro quando risponderai alla e-mail (se per esempio hai adottato un metodo di lavoro che non prevede di tenere sempre aperto il tool di posta);
- dare informazioni su colleghi o collaboratori a cui rivolgersi nel corso della tua assenza per determinati progetti che stai seguendo;
- cogliere l’occasione per rinviare a sezioni del tuo sito (se sei un libero professionista) per trovare informazioni preliminari, risposte a domande ricorrenti (FAQ) o per fissare appuntamenti.
Scrivi le e-mail pensando a come dovrai organizzarle
Organizzare bene le e-mail non significa solo gestire in modo accorto quelle che si ricevono, ma anche imparare a scrivere meglio quelle che inviamo.
Da come scrivi un’e-mail può infatti dipendere anche il tipo di risposta che riceverai.
Non è una garanzia, ma basta davvero poco per provare a fare tutto quello che dipende da te.
Il consiglio è di non inserire nella stessa e-mail troppe informazioni e soprattutto troppe domande: può non essere efficace, per diversi motivi.
- Troppe richieste insieme possono ritardare o addirittura inibire la risposta, se il nostro destinatario vuole inviarla quando tutto è completato.
- Archiviare sarà molto più complicato se l’e-mail contiene argomenti multipli: il rischio è quello che la mail soddisfi i requisiti per appartenere a più di una cartella e che la decisione di spostarla in una cartella piuttosto che in un’altra sia arbitrario e quindi difficile da ricordare.
Infine, ma non meno importante: scrivi solo se necessario.
Anche le e-mail, specialmente quelle inutili, contribuiscono all’inquinamento, lasciando dietro si sé un’impronta ambientale significativa in termini di rilascio di CO2 nell’atmosfera.
Evitiamo quindi di inviare e-mail inutili, di abusare dei destinatari in copia conoscenza e di utilizzare mailing list eccessivamente ampie.
