Lunedì pomeriggio ho chiuso il computer dopo ore passate sugli stessi documenti.
Era uno di quei lavori che ti accompagnano per settimane. Ogni volta che pensi di aver trovato la formulazione giusta, ti accorgi che quella modifica cambia l’equilibrio di tutto il resto. Torni indietro, rileggi, provi un’altra strada, valuti conseguenze che fino a pochi minuti prima non avevi considerato.
Quando finalmente ho salvato i file, ho pensato che fosse il momento giusto per tornare a scrivere.
Il blog era fermo da qualche settimana, avevo diverse idee annotate e mi mancava farlo.
Eppure non ci sono riuscita.
Non perché non avessi tempo. Quello, in quel momento, finalmente c’era.
Mi mancava qualcosa di molto meno visibile: lo spazio mentale.
È una sensazione che probabilmente conosci anche tu. Arrivi alla fine della giornata e hai l’impressione che il cervello abbia esaurito ogni energia disponibile. Non sei semplicemente stanca. Ti sembra di non riuscire più a costruire un ragionamento, come se qualcuno avesse occupato ogni centimetro libero della tua mente.
Ripensandoci, mi sono resa conto che la questione non era la quantità di lavoro, ma il tipo di lavoro che avevo affrontato.
Ed è qui che mi sono tornate in mente due parole che spesso usiamo come sinonimi, ma che in realtà descrivono situazioni molto diverse: complicato e complesso.
Quando un problema è complicato
Un problema complicato può essere estremamente difficile.
Può richiedere competenze elevate, esperienza, precisione, attenzione ai dettagli e parecchio tempo.
Ha però una caratteristica fondamentale: il rapporto tra causa ed effetto è, almeno in linea di principio, conoscibile.
Se possiedi le informazioni giuste e il metodo corretto, puoi ricostruire il percorso che porta alla soluzione.
Montare un macchinario industriale, preparare una dichiarazione fiscale, studiare un manuale tecnico o progettare un ponte sono attività complicate. Non sono semplici, ma seguono regole relativamente stabili. Chi ha le competenze necessarie può analizzare il problema, scomporlo e affrontarlo un passaggio alla volta.
In queste situazioni l’organizzazione personale serve soprattutto a ridurre il lavoro inutile.
Checklist, procedure, modelli, automazioni e routine permettono di alleggerire il carico mentale e di diminuire la probabilità di errore.
Più il processo è ben organizzato, meno energia cognitiva richiede.
Quando un problema è complesso
La complessità è un’altra cosa.
In un problema complesso non manca soltanto la soluzione. Manca la possibilità di prevedere con certezza quale sarà la soluzione migliore.
Le variabili si influenzano continuamente. Ogni decisione modifica il contesto. Le conseguenze emergono strada facendo e spesso diventano chiare solo dopo aver agito.
Non è una questione di preparazione.
È la natura stessa del problema a non consentire un percorso lineare.
Ripensando al lavoro che mi ha assorbito nelle ultime settimane, mi sono accorta che capire la normativa o riscrivere un documento era, tutto sommato, la parte complicata.
La vera difficoltà era tenere insieme contemporaneamente gli obblighi regolamentari, i contratti già in essere, gli effetti sui clienti, i possibili rischi futuri, gli equilibri commerciali e le conseguenze che una singola frase avrebbe potuto produrre.
Ogni modifica cambiava il quadro complessivo.
Non esisteva una risposta giusta da trovare, ma un equilibrio da costruire.
Ed è questo tipo di lavoro che, almeno per me, lascia quella sensazione di avere il cervello completamente saturo.
Il problema non è il tempo, ma il carico cognitivo
Quando affrontiamo un problema complesso, il cervello non esegue semplicemente una sequenza di operazioni.
Tiene aperte contemporaneamente decine di relazioni, ipotesi, conseguenze e scenari possibili.
Continua a verificare se ciò che abbiamo appena deciso è ancora coerente con tutto il resto.
È un lavoro che occupa la memoria di lavoro, cioè quello spazio mentale limitato che utilizziamo per mantenere e manipolare le informazioni mentre ragioniamo.
Se questo spazio si riempie, non diventiamo meno intelligenti.
Abbiamo semplicemente meno risorse disponibili per tutto il resto.
È per questo che, dopo una giornata di lavoro cognitivo intenso, può sembrare impossibile scrivere un articolo, preparare una lezione, prendere una decisione personale o persino scegliere cosa cucinare.
Non manca il tempo.
Manca lo spazio mentale.
Organizzarsi significa fare cose diverse
Questa riflessione mi ha portata a riconsiderare anche il significato dell’organizzazione personale.
Spesso la immaginiamo come un insieme di strumenti per essere più efficienti.
In realtà, l’organizzazione cambia funzione a seconda del tipo di lavoro che stiamo affrontando.
Se il problema è complicato, organizzarsi significa semplificare il processo. Creare procedure, eliminare attività ripetitive, standardizzare ciò che può essere standardizzato, costruire sistemi affidabili.
Se invece il problema è complesso, l’obiettivo è completamente diverso.
Non dobbiamo alleggerire il lavoro.
Dobbiamo alleggerire il pensiero.
Per questo diventano fondamentali strumenti che non servono tanto a ricordare, quanto a ragionare meglio.
Una mappa concettuale.
Uno schema disegnato su un foglio.
Una lavagna piena di frecce.
Un documento in cui raccogliere dubbi, ipotesi e collegamenti.
Mettere le idee fuori dalla testa non è un segno di scarsa memoria. È un modo per liberare risorse cognitive e permettere al cervello di fare ciò che sa fare meglio: costruire connessioni.
Allo stesso modo, acquistano valore tutte quelle decisioni che possiamo togliere dalla nostra giornata. Sapere dove trovare un documento, avere un sistema affidabile per gestire le informazioni, evitare continue interruzioni durante il lavoro profondo non serve soltanto a risparmiare tempo.
Serve a proteggere la qualità del ragionamento.
Il vero significato dell’organizzazione personale
Negli ultimi anni abbiamo associato l’organizzazione soprattutto all’idea di produttività.
Più organizzi, più fai.
Credo invece che l’organizzazione abbia un valore ancora più profondo.
Non elimina la complessità. Non rende semplici i problemi difficili e non promette di farci lavorare sempre più velocemente.
Può però impedirci di affrontare un problema complesso con gli strumenti sbagliati.
Perché è questo che facciamo spesso.
Cerchiamo checklist dove servirebbe riflettere.
Cerchiamo procedure dove servirebbe sperimentare.
Cerchiamo una risposta definitiva quando, in realtà, dobbiamo costruire un equilibrio.
Capire la differenza tra ciò che è complicato e ciò che è complesso significa anche capire che non esiste un unico modo di organizzarsi.
Alcuni problemi hanno bisogno di metodo.
Altri hanno bisogno di spazio per pensare.
E forse il compito più importante dell’organizzazione personale non è aiutarci a fare di più.
È creare le condizioni perché il nostro cervello possa continuare a fare bene il lavoro più difficile di tutti: pensare.
