Oggi ti voglio parlare della matrice di Eisenhower.
La matrice pare sia ispirata ad una frase che pronunciò Dwight D. Eisenhower – generale dell’esercito prima e 34° presidente degli Stati Uniti poi – citando a sua volta un aforisma del suo mentore, il generale Fox Conner:
“The urgent is always getting in the way of the important”
Frase che, tradotta letteralmente, significa “L’urgente ostacola sempre l’importante”, e che, nel tempo, si è trasformata nel detto “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
In realtà è stato Stephen Covey, guru della produttività e della crescita personale, a dare alla matrice di Eisenowher, detta anche matrice di Covey, la forma e il significato conosciuto (se vuoi saperne di più, leggi il libro “The Seven Habits Of Highly Effective People”).
Ma vediamo che cos’è esattamente questa matrice.
Nell’immagine che trovi qui sotto, su un piano cartesiano, la retta delle ascisse (orizzontale) e quella delle ordinate (verticale) rappresentano, rispettivamente, le due dimensioni dell’urgenza e dell’importanza.
Il piano così individuato può essere diviso in quattro quadranti, ciascuno caratterizzato da specifici valori di urgenza e importanza.
Idealmente, ogni nostra attività, ogni nostro progetto, ogni ‘cosa da fare‘ può essere rappresentata in questo spazio, attribuendo ad essa un determinato valore di urgenza e uno di importanza.
Vediamo quindi da vicino le caratteristiche delle attività che si vengono a trovare nei quattro quadranti:
Quadrante in alto a destra – Alto livello di urgenza e Alto livello di importanza
Sono le situazioni sulle quali c’è poco tempo da perdere e sulle quali non ha molto senso stare a tergiversare. L’unica possibilità che hai è quella di metterti al lavoro con impegno, cercando di fare il meglio possibile nel tempo di cui disponi.
Il mio consiglio è di fare di tutto per evitare che le attività si accumulino e finiscano in questo quadrante, che invece dovrebbe contenere solo le situazioni di crisi. Il rischio sarebbe quello di vivere costantemente in balia degli eventi, senza avere controllo sul tuo lavoro e sulla tua vita.
Quadrante in alto a sinistra – Basso livello di urgenza e Alto livello di importanza
Questo è il quadrante più importante, il quadrante della pianificazione e, come mi piace dire, delle opportunità. Qui si trovano infatti le attività che non hanno una scadenza imminente, anzi, spesso, si tratta di impegni che hai preso ‘solo‘ con te stessa. Beh, questi sono proprio i compiti più importanti, che, se portati a termine, ti faranno raggiungere i tuoi obiettivi e realizzare i tuoi progetti.
Proprio per questo è il quadrante che ti potrebbe creare maggiori difficoltà, specialmente se tendi a dare più rilevanza all’oggi e ad essere vittima della procrastinazione (a questo proposito, se non l’hai già fatto, ti invito a leggere il mio articolo Prendere tempo ci ruba tempo: come evitare la procrastinazione).
Quadrante in basso a sinistra – Basso livello di urgenza e Basso livello di importanza
Qui si trovano le attività che sarebbe opportuno ridurre o addirittura eliminare perchè sprecano il tuo tempo e le tue energie, e, nei casi peggiori, anche il tuo denaro (lo shopping compulsivo ti dice niente?). Anche in questo caso è necessaria molta consapevolezza per riconoscere se tra i tuoi comportamenti ce ne sono alcuni che rientrano in questo quadrante, chiamato anche dello spreco.
Ma lasciami dire anche un’altra cosa: ricordati di ricercare l’equilibrio e di praticare la gentilezza verso te stessa, e se dopo una lunga e faticosa giornata vuoi concederti mezz’ora di relax davanti alla televisione, fallo e basta.
Quadrante in basso a destra – Alto livello di urgenza e Basso livello di importanza
Questo quadrante è il più insidioso, e non a caso viene indicato anche quadrante dell’inganno. Qui si trovano tutte quelle attività urgenti, ma che di per sé non ti portano un grande valore aggiunto; si tratta spesso di compiti che possono essere delegati ad altri, poiché il fatto che sia tu o un’altra persona a compierle non fa alcuna differenza sul risultato. Un ottimo modo per gestire (alcune) attività che si trovano in questo quadrante è quello di automatizzare il più possibile i processi.
Ma arrivata fino a qui vorrai sapere come utilizzare in modo efficace la matrice di Eisenhower.
Ritengo sia meglio sgombrare il campo da alcuni possibili equivoci e partire da quello per cui la matrice di Eisenhower non ti può aiutare.
Non ti svela che cosa è importante per te. Questo lo puoi sapere solo tu. Quali sono i tuoi valori? Che cosa vuoi ottenere nel lavoro e nella vita? Quale obiettivo vuoi raggiungere? Senza una risposta a queste domande difficilmente potrai utilizzare in modo efficace la matrice di Eisenhower.
Non cambia ciò che è urgente. L’urgenza infatti è una caratteristica oggettiva delle attività, e devi imparare a leggerla correttamente e ad accettarla per quella che è.
La matrice di Eisenhower costituisce invece uno strumento eccellente per imparare a conoscere te stessa.
Puoi utilizzare la matrice per analizzare come si distribuiscono nei quattro quadranti le attività che svolgi durante la tua giornata tipo:
- potrai così scoprire se tendi ad avere un quadrante delle crisi affollato, o un quadrante della pianificazione vuoto;
- potrai far emergere spunti interessanti per comprendere meglio limiti e opportunità del tuo stile di delega;
- potrai renderti conto del numero di distrazioni che ti fanno sprecare tempo ed energie.
Non ultimo, è uno strumento che, aiutandoti a mantenere il controllo sulle tue attività, ti renderà, a tendere, più produttiva e ti consentirà di mantenere lo stress entro limiti accettabili.
Niente male per un foglio diviso in quattro.
