Dopo aver esaminato obiettivi e progetti, è tempo di fare una revisione strategica degli strumenti che utilizziamo per organizzarci quotidianamente.
Agende, calendari e liste sono elementi fondamentali per la gestione del tempo e delle attività, ma stanno funzionando per te?
La revisione degli strumenti di organizzazione personale è fondamentale per mantenere una gestione armoniosa della tua vita e ridurre lo stress.
Agende, calendari e liste sono essenziali, ma devono essere utilizzati in modo strategico e flessibile.
Il Calendario
Il calendario è uno strumento indispensabile per pianificare e monitorare i tuoi impegni.
Ti aiuta a visualizzare le giornate, settimane e mesi, permettendoti di allocare il tempo in modo efficiente.
Ci sono tanti tipi di calendario, che si possono distinguere in base all’unità temporale considerata (giorno, settimana, mese, anno), in base al supporto (cartaceo o digitale).
In tutti i casi, una buona gestione del calendario ti consente di affidarti e risparmiare energie mentali per eseguire attività di maggior valore.
Le Liste
Dici ‘liste’ e ti sale l’ansia…o dico male?
Se ti accade questo è perché stai pensando alla classica, interminabile, lista delle ‘cose da fare’ che tutto contiene e che non sembra mai accorciarsi.
Ma una volta chiarito l’equivoco e compreso che non sarà ‘la’ lista a salvarti, ma, al limite, un sistema di liste ben congegnato, ecco che il potenziale di questo strumento saprà dare un contributo essenziale alla tua organizzazione personale.
La prima cosa da sapere è che di liste ce ne sono di diversi tipi: per semplicità cominciamo a dividerle in due macro-gruppi, liste ‘ad elenco’ e checklist.
La checklist (ne ho scritto qui) è una lista di controllo che contiene una serie di attività da svolgere in sequenza e da ‘spuntare’ progressivamente fino al completamento della procedura.
La lista ‘ad elenco’ rappresenta una raccolta ordinata di elementi. Utilizzare in modo efficace questo tipo di lista richiede che tutti gli elementi inseriti condividano tra loro uno o più aspetti: il luogo dove si compie l’azione, il momento in cui una serie di attività devono essere completate, l’occasione in cui ci serve consultare quella lista.
Il sistema può essere reso ancora più sofisticato combinando le varie dimensioni (sempre mantendolo sufficientemente maneggevole e non troppo complicato).
L’ Agenda
Di sicuro, quando pensiamo all’agenda abbiamo in mente uno strumento cartaceo, più o meno compatto, più o meno ‘ricco’.
L’agenda è infatti uno strumento complesso, in quanto racchiude in sé diverse funzioni.
Svolge la funzione di un calendario, spesso con una visualizzazione del tempo principale che prevale sulle altre: ad esempio l’agenda settimanale può avere una sezione a visualizzazione mensile.
Ma è, o può essere, anche molto di più: un luogo per gestire liste, un taccuino per tracciare abitudini, uno spazio per fare journaling, uno strumento per la gestione delle spese…
La cosa fondamentale è essere consapevoli di questa complessità ed avere chiara la o le funzioni che vogliamo che l’agenda svolga per noi.
Nell’utilizzo di questi strumenti, molti sono gli errori da evitare se vogliamo che siano nostri preziosi alleati e non perfidi tiranni.
Gli errori da evitare…nella gestione del Calendario
- Inserire a calendario eventi indeterminati: nel calendario devono trovare spazio solo eventi con data, ora e spesso anche luogo ben definiti. Che si tratti di un appuntamento dal dentista, di una riunione su zoom, di tre giorni di vacanza, di una scadenza da ricordare, o del corso di nuoto settimanale, il calendario è il luogo in cui segnare questi eventi. Tutto il resto, caratterizzato da indeterminatezza con riferimento a uno o più aspetti tra data, ora e luogo, andrà gestito altrove (spoiler: nelle liste).
- Riempire il calendario eccessivamente: ogni spazio disponibile è occupato da un impegno. Ricordati di inserire del tempo cuscinetto tra gli impegni per gestire eventuali imprevisti e per avere momenti di pausa.
- Dimenticarsi di consultarlo e di tenerlo aggiornato: investire tempo in questo strumento e poi non consultarlo ogni giorno non ha senso. La facilità e la velocità di consultazione sono ancora maggiori se utilizzi un calendario digitale, che puoi consultare dal telefono in ogni momento. Allo stesso modo, un calendario non aggiornato fa venire meno la caratteristica fondamentale perché il calendario sia uno strumento utile: l’affidabilità. Solo la ragionevole certezza di aver inserito tutti gli eventi ti potrà consentire di fidarti e affidarti a questo strumento.
Gli errori da evitare…nella gestione delle Liste
- Liste eterogenee e poco specifiche: evita la classica lista generica delle ‘cose da fare’, lunga e nella quale si mischiano attività eterogenee tra loro e spesso poco chiare. Questa lista non solo non aiuta nell’organizzazione personale, ma rischia davvero di complicare le cose, di incentivare fenomeni di procrastinazione e di confondere le idee su ciò che è importante/urgente.
- Non investire tempo ed energie nello studio, a tavolino, del sistema di liste che sono necessarie per te:
- Pensare che una lista sia ‘per sempre’: le liste sono uno strumento che deve adattarsi a noi, e non viceversa. Una revisione e un aggiornamento del sistema è necessario per seguirti nella tua naturale evoluzione. Non avere paura di cambiare qualcosa e anche di sperimentare.
Il mio assetto attuale
Amando da sempre l’organizzazione personale, nel tempo ho sperimentato numerose combinazioni di strumenti.
Ad oggi il mio assetto base, con riferimento a calendario e liste, prevede:
- utilizzo di un calendario digitale (anzi di più calendari differenti) che mi permette di avere sempre a disposizione, sincronizzati, i miei impegni su tutti i dispositivi elettronici, con la possibilità di condividere alcuni calendari con altri membri della famiglia;
- utilizzo di liste digitali e cartacee a seconda del tipo di lista:
- uso l’app Note di IPhone per liste di consultazione (di tante informazioni che mi possono servire, dai codici fiscali alle targhe dei veicoli) in modo da non dover memorizzare tutto e da poterle facilmente condividere;
- uso l’app Promemoria di IPhone per liste ‘To Do’ di varia natura (dalla lista della spesa a quella delle migliorie da apportare alla casa), che siano però condivise con qualche membro della famiglia;
- utilizzo un notebook cartaceo per la gestione di alcune liste operative personali, come la lista delle attività giornaliere.
Il sistema è costantemente revisionato per adattarsi alla mia vita e alle mie esigenze, e non il contrario!
