Come essere produttive evitando il multitasking

Qualche giorno fa, il 10 ottobre per la precisione, è stata la giornata mondiale per la salute mentale.

Finalmente se ne parla, sempre di più, e si arriva a riconoscere come la salute mentale sia conditio sine qua non per un vero benessere psico-fisico della persona, che va ben oltre l’assenza di patologie o disturbi fisici.

Anche tralasciando per un momento (e con un certo sforzo) l’impatto che ha avuto la pandemia, ormai da parecchi anni il nostro stile di vita, il nostro modo di lavorare e il fatto di ricoprire un numero sempre maggiore di ruoli (rispetto al passato) hanno contribuito a mettere a dura prova la salute mentale di molte di noi.

Anni e anni di pensiero ‘positivo’ votato al ‘volere è potere‘, ‘ il mondo corre e non bisogna restare indietro‘, ‘sii flessibile e adattati velocemente‘, uniti all’avvento del digitale e dei social, ci hanno abituate ad andare molto veloci, a reagire a stimoli invece che fermarsi e riflettere, e ci hanno esposte a disturbi quali affaticamento mentale, stress, ansia, depressione.

Tra le competenze più cercate e apprezzate, nel mondo del lavoro ma non solo, c’era sicuramente il multitasking, l’essere in grado di svolgere più compiti e interpretare più ruoli contemporaneamente, in modo efficace, essendo anche  orgogliose e felici di farlo.

Perchè essere multitasking significava essere produttive e vincenti, sul lavoro e nella vita, e non dover rinunciare a niente, men che meno alle basse prestazioni.

Parlo al passato perché voglio davvero credere che ormai il falso mito del multitasking sia stato smontato e stia definitivamente tramontando.

Risale ormai al 2015 il libro di un neuroscienziato amercicano, Daniel J. Levitin, su come ‘restare lucidi’ nell’era dell’eccesso di informazione (il libro si intitola “The organized mind: thinking straight in the age of information overload“).

In questo libro si evidenzia innanzitutto come, quando pensiamo di fare più cose contemporaneamente, ci stiamo ingannando e stiamo semplicemente passando da un compito all’altro molto velocemente. Il nostro cervello può lavorare in sequenza, ma non in parallelo (a meno che non si tratti di fare qualcosa in modo automatico, come masticare una gomma o camminare).

Questo continuo passaggio da un’attività ad un’altra è seriamente dannoso per la nostra salute mentale e anche per la nostra produttività.

Il multitasking ci rende infatti meno efficienti e porta all’esaurimento delle nostre funzioni cerebrali per tutta una serie di motivi:

1. è molto dispendioso in termini di energia impiegata: spostare l’attenzione continuamente da un compito all’altro brucia molto rapidamente il carburante disponibile (glucosio), lasciandoci senza forze, mentalmente ma anche fisicamente; questo carburante viene inoltre sottratto ad altre funzioni del cervello, tra cui quella deputata al mantenimento della concentrazione, che per funzionare richiederebbe anche minor energia, proprio come un’automobile consuma meno carburante se procede ad un’andatura costante piuttosto che continuare a fermarsi e a ripartire;
2. genera ansia, la quale a sua volta causa l’innalzamento del livello di cortisolo, l’ormone dello stress, generando comportamenti impulsivi e aggressivi che non ci aiutano certo a mettere in atto comportamenti efficaci;
3. alimenta il cirzolo vizioso della dipendenza da dopamina: ogni volta che reagiamo ad uno stimolo, come ad esempio rispondere a un messaggio o controllare i social, il nostro cervello (o almeno una parte di esso, il sistema limbico) si sente gratificato dall’aver portato a termine un ‘compito’, e tende a voler ripetere questa esperienza andando a cercare quanti più stimoli esterni di questa natura; si instaura presto una vera e propria dipendenza neurale dalla quale è difficile disintossicarsi;
4. aumenta a dismisura il numero delle decisioni che dobbiamo prendere e ne esaspera l’importanza: che si tratti di grandi decisioni o piccole decisioni per il nostro cervello poco importa, il dispendio energetico associato è lo stesso; ma, oltre a questo ‘costo metabolico’, l’attività del decidere comporta anche aumento dello stress e dell’ansia, con il rischio di arrivare a prendere le decisioni veramente importanti per noi ormai esaurite e senza la necessaria lucidità;
5. degrada le nostre prestazioni cognitive: il multitasking danneggia il processo di apprendimento poiché le nuove informazioni ‘apprese’ durante il multitasking vengono immagazzinate nella parte sbagliata del cervello (quella che memorizza procedure e competenze) e non nell’ippocampo, regione in cui le informazioni vengono invece catalogate e organizzate, per essere poi più facilmente richiamate.

Ma se il multitasking non è la soluzione per essere produttive, quali strategie possiamo mettere in campo?

Anche in questo caso, l’organizzazione personale ci viene in aiuto.

Rispetta il contesto

Se è vero che ciascuna di noi ricopre molti e diversi ruoli nella vita (lavoratrice, genitore, amica, volontaria in un’associazione, tanto per fare alcuni esempi…), sarebbe bene dedicare ai compiti e alle attività proprie di ciascun ruolo uno specifico tempo e/o spazio.

Molte di noi avranno probabilmente fatto esperienza di smartworking (o meglio homeworking) nell’ultimo anno e mezzo: quanto è difficile e mentalmente logorante (nel medio-lungo periodo) lavorare dal tavolo della cucina, mentre i figli fanno i compiti in salotto, cercando magari di ‘ottimizzare i tempi’ infilando una lavatrice o una spesa on line nelle pause, e ogni tanto rispondendo al whatsapp dell’amica?

Davvero questa modalità non funziona, e vale la pena provare ad organizzare il lavoro rispettando ogni ruolo e contesto in cui si opera.

Prova ad organizzare la tua giornata o, meglio ancora se riesci, la tua settimana, cercando di non mischiare o sovrapporre le attività che sono proprie di ruoli diversi.

Impara a stabilire una regola che vada bene per te e per la tua specifica situazione, ad esempio: ai messaggi rispondo nella pausa pranzo e la sera dopo le 8, le lavatrici le faccio il martedì e il venerdì mattina, prima di attaccare con il lavoro, la spesa il giovedì sera, non lavoro dal tavolo della cucina ma dal mio ufficio in casa (per quanto poco spazio si possa avere, è possibile trovare un angolo, una consolle, magari richiudibile, da destinare a ufficio)… e cerca di attenerti al programma.

Se lo ritieni opportuno, condividi queste nuove regole con chi di interesse, ad esempio il tuo compagno, le amiche o i figli.

Presto diventerà un’abitudine e la nuova routine ti alleggerirà la mente e ti renderà molto più produttiva perchè quando ti dedicherai a quell’ambito sarai molto più concentrata e focalizzata sull’obiettivo.

E sì, so che lo stai pensando: ma se ho un’emergenza, un imprevisto?

Nessun problema, lo puoi gestire anche uscendo dalla regola, se veramente è importante e necessario fare un’eccezione. Altrimenti, trattieniti e resisti alla frustrazione di non poter completare subito quell’attività. Ricorda che il cervello spesso ci inganna sull’effettiva necessità di fare qualcosa, e vuole solo la sua dose di dopamina…

Impara a lavorare per blocchi temporali e accorpa attività simili

Anche quando stai rispettando il contesto e ad esempio ti trovi nel tuo ambito lavorativo, sulla tua scrivania dedicata, puoi dare alle tue attività e alla tua giornata lavorativa un ordine e una struttura.

Dividere la tua giornata in blocchi orari nei quali ti dedichi ad attività simili (esempio, rispondere a e-mail, leggere documenti, scrivere documenti, organizzare riunioni…) avrà un ottimo impatto sulla tua concentrazione e quindi sulla tua produttività, minimizzando i salti tra attività diverse che, come abbiamo visto, costituiscono quel multitasking tanto apparente quanto dannoso.

Puoi anche segmentare la tua settimana in blocchi temporali, e questo è particolarmente utile quando, ad esempio, è necessario un lungo periodo di focus per lo studio di un progetto, che richiede più di qualche ora infragiornaliera. In questo caso potresti proprio organizzare la settimana destinando due o tre giorni all’analisi e altri due (ad esempio il lunedì e il venerdì) alla gestione delle attività che richiedono meno concentrazione, come pianificazione, amministrazione, archiviazione.

Riduci o elimina le distrazioni

Se non sai da dove iniziare, comincia da qui:

1. disattiva le notifiche, silenzia il telefono, chiudi il programma di posta elettronica, metti un cartello fuori dalla porta per avvisare che non sei disturbabile nei prossimi x minuti: questo sistema lo trovo utile con i figli, e più precisa sono (‘non sono disturbabile fino alle 17.50’) più alte sono le probabilità che la richiesta venga rispettata;
2. punta un timer per il tempo in cui desideri focalizzarti su uno specifico compito;
3. se stai allenando la tua concentrazione e sei alle prime armi, non impostare un timer per un periodo troppo lungo, io ti consiglio di cominciare con 25 minuti: non hai idea di quante cose si fanno in 25 minuti se sei concentrata;
4. crea un rituale che dia inizio al periodo della concentrazione: bastano cose semplici, come prepararsi una tazza di the prima di inziare, ma scegli di fare sempre la stessa cosa.

Pianifica i tempi di recupero e rispettali

Le pause e il riposo fanno parte delle attività indispensabili che devono trovare spazio nella tua giornata e nella tua settimana.

Dopo ogni slot di lavoro ad alta concentrazione, ad esempio i 25 minuti del paragrafo precedente, pianifica sempre una pausa di 5 minuti.

All’interno della tua giornata e della tua settimana stabilisci blocchi temporali per il risposo e per attività che ami, e fai in modo di rispettarle: sarai in grado di recuperare le tue energie mentali e guadagnerai in produttività.

Infine ti lascio con un consiglio che un po’ di tempo fa io stessa ho ricevuto e che mi ha consentito di ritrovare e conservare un benessere mentale: non far passare 15 giorni senza fare qualcosa, vedere persone e andare in posti che ti facciano stare bene.