Come lo spazio influenza la produttività

Sei abituata a pensare che la produttività sia legata essenzialmente alla capacità di gestire il tempo e le energie?

Non sei la sola.

Il ruolo che riveste lo spazio, sia esso fisico o virtuale, è spesso sottovalutato.

Lo spazio ha invece un ruolo molto importante nel determinare tutte quelle distrazioni che sono le prime responsabili della perdita di concentrazione e di focus.

Io stessa ho quasi sempre lavorato in open space: telefoni che squillano, persone in call che spesso tengono un tono di voce alto, chiacchiericcio di colleghi in pausa, domande letteralmente ‘lanciate’ da una scrivania all’altra.

Ho sempre ripetuto a me stessa (con una punta di orgoglio) di essere una di quelle persone capace di rimanere concentrata anche su un campo di battaglia, ma fino a quando non ho avuto un ufficio tutto mio, con tanto di porta dietro la quale chiudere fuori il mondo, non avevo capito quanta fatica mi costasse.

Improvvisamente, mi sono resa conto che terminare una relazione era diventato più veloce e, soprattutto, meno stancante.

Quando poi ho sperimentato lo smart working (ben prima della pandemia) ho apprezzato la potenzialità insita nello svolgere attività diverse in contesti diversi: analisi, relazioni e presentazioni preparate nel giorno di lavoro da casa, riunioni, brainstorming e SAL svolti in ufficio.

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Un altro modo con cui lo spazio nel quale lavori influenza la produttività è dettato dal livello di accumulo di oggetti sulla scrivania.

Lasciare sulla scrivania troppi oggetti non strettamente necessari all’attività che stai svolgendo può rappresentare, inconsciamente, un sovraccarico visivo, e quindi cognitivo, per il tuo cervello.

Limitati ad avere sul tavolo solo quanto ti serve, elimina le pile di libri e di appunti inutili, creme per mani, boccette di integratori, oggetti di ‘arredamento vari’ (ho visto cose che voi umani…). Sposta il telefono in un cassetto o lascialo nella borsa: evitando di averlo sotto gli occhi eviterai la tentazione di controllare messaggi e notifiche in continuazione.

Anche nel tuo spazio virtuale, il pc, cerca di non tenere aperti programmi e applicativi che non servono in quel momento: eliminerai possibili fonti di distrazione, almeno per il tempo necessario a terminare un compito importante.

Eliminare le distrazioni è fondamentale per restare concentrati, ma non è mia intenzione promuovere uno spazio di lavoro completamente asettico e impersonale: credo invece che sia molto importante ‘sentire’ che il luogo in cui lavoriamo fa stare bene.

A questo proposito consiglio sempre di curare l’illuminazione, l’ariosità della stanza e di non dimenticare che la presenza di piante intorno a noi ha un’influenza positiva sul benessere.

Quandi si lavora da casa è più facile determinare questi aspetti, al netto dei vincoli rappresentati dalla disponibilità di spazio e dalla condivisione dello stesso con altre persone.

Quando si tratta dell’ufficio è inevitabile fare affidamento sul datore di lavoro e sugli standard in essere.

La pandemia e lo smart working ‘di massa’ per un periodo prolungato hanno contribuito a velocizzare il processo di riconfigurazione degli ambienti lavorativi, che, come un’onda lunga, stava finalmente raggiungendo anche il nostro paese (o quantomeno le grandi società).

Ricordo che già quindici anni fa mi capitò di andare a Stoccolma per un progetto lavorativo e di restarci qualche settimana. Ho potuto ammirare un luogo di lavoro a misura d’uomo e donna, nel quale già veniva adottata una suddivisione degli spazi innovativa.

C’erano stanze dedicate alla creatività e al brainstorming in piccoli gruppi, con lavagne e fitball al posto delle sedie da ufficio, stanze dedicate alle telefonate, veri e propri ‘pensatoi’ studiati per chi aveva bisogno di ritrarsi in silenzio a riflettere, oltre che una serie di stanze comuni come la caffetteria con l’angolo merenda (sempre rifornito di cesti pieni di mele e dei loro dolci tipici alla cannella…), salottini, e zone dove le neo-mamme potevano allattare.

Io sono sicura che poi mi chiederai dove fosse questo posto per mandare un curriculum…

In ogni caso, la buona notizia è che qualcosa di simile sta succedendo anche qui, magari senza i dolcetti e le mele, ma io resto ottimista.

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Ma la potenzialità della modifica del contesto a seconda del tipo di attività da svolgere è qualcosa che va ancora oltre, e che può trovare terreno felice per una sperimentazione proprio da parte di chi sistematicamente lavora da casa, magari perchè freelance.

La libera professione è per sua natura composta da (tantissimi) aspetti diversi: da quelli creativi a quelli burocratici. Mentre i primi potrebbero beneficiare di un luogo ampio, con lavagne e bacheche e nel quale potersi anche muovere (le idee migliori a me vengono camminando), i secondi potrebbero al contrario essere meglio svolti ad una scrivania ‘essenziale’, dedicata esclusivamente all’amministrazione.

Spazio permettendo, si potrebbero creare diverse zone di lavoro strutturalmente dedicate all’esecuzione delle varie attività.

Facciamo qualche esempio.

In casa possiamo attrezzare:

• una zona tradizionale con scrivania e computer, dove produrre contenuti, gestire le email, fare riunioni online;
• una zona archivio e consultazione, nella quale spostarti per effettuare ricerche senza dover fisicamente portare documenti e faldoni sulla scrivania;
• una zona con bacheca e lavagna dedicata alla creatività, alla progettazione e alle riunioni in presenza;
• una zona più confortevole, idealmente una poltrona davanti alla finestra, dedicata alla lettura e allo studio.

Se hai una stanza-ufficio in casa puoi ricreare questi ambienti al suo interno, separando le diverse zone con pochi e semplici elementi di arredo.

Se invece non hai questa stanza in più, puoi comunque individuere due o tre ‘angoli’ di casa (la tua poltrona preferita, una piccola scrivania da posizionale in salotto, il tavolo della cucina) ognuno dedicato allo svolgimento di una particolare attività.

In questo caso sarà ancora più importante studiare una perfetta organizzazione del lavoro, all’interno della giornata e della settimana, in modo che l’utilizzo di questi spazi non vada in contrasto con le attività di vita quotidiane e con le esigenze di chi vive con te.

Presto avrai creato una routine e il fatto stesso di spostarti verso la zona dedicata predisporrà il tuo cervello ad inizire quella particolare attività, creando condizioni di concentrazione ideali.

Gli spunti sono davvero tantissimi e il contesto in continua evoluzione.

Sarà un successo se non dimenticheremo che tutto questo ha come fine ultimo non solo la produttività, ma anche il benessere personale e la creazione di relazioni umane soddisfacenti e produttive.

Infine, ti lascio condividendo un mio sogno: che anche nelle scuole si arrivi a ridisegnare gli spazi per esaltare l’apprendimento, la creatività e il confronto, abbandonando l’aula tradizionale e il banco come luogo principale di studio.