Qualche settimana fa ti ho parlato di multitasking e di come sia non solo poco efficiente, ma anche dannoso per la produttività.
Nell’articolo (lo trovi qui) indicavo proprio nel lavoro a blocchi e per attività simili una delle strategie più efficaci per evitare il multitasking ed essere davvero produttiva.
In questo articolo voglio approfondire questa strategia e mostrare come unendo alla tecnica del time blocking quella del batch working si possano ottenere risultati eccezionali.
In estrema sintesi si tratta di organizzare il proprio lavoro dividendo la giornata o la settimana in blocchi temporali (ore o giorni) nei quali dedicarti ad attività simili.
Vantaggi del lavoro a blocchi e per attività simili
- ti consente di mantenere il controllo sulle attività da svolgere, evitando che qualcosa di importante venga dimenticato;
- massimizza la concentrazione e quindi l’attenzione, eliminando i continui passaggi tra attività diverse che rappresentano uno sforzo notevole per il cervello e sono spesso forieri di errori o imprecisioni;
- nel momento in cui la suddivisione in blocchi assume una stabilità, avrai ottenuto una routine che diminuirà ancora di più la fatica (psicologica) nell’affrontare anche i compiti meno graditi;
- aumenta la quantità di lavoro che riesci a produrre, sfruttando una sorta di ‘economia di scala’ della produttività.
Come impostare i tuoi blocchi temporali
- fai un elenco delle attività che svolgi in modo ricorrente e crea le tue categorie: saranno le ‘etichette’ dei tuoi blocchi;
- stabilisci, per ogni tipo di attività, la periodicità di esecuzione: che cosa devi svolgere ogni giorno, ogni settimana o ogni mese. Sforzati essere precisa e di individuare il momento del giorno (ad esempio, mattina o pomeriggio), della settimana (un particolare giorno piuttosto che inizio o fine settimana), e del mese (inizio mese, fine mese, quanti giorni da dedicare a quel tipo particolare di attività, etc…);
- valuta il tuo livello energetico in ogni momento del giorno, della settimana, del mese: ‘mappare’ il tuo cronotipo e i tuoi livelli di stanchezza (legati a momenti, magari ricorrenti, particolarmente ricchi di impegni) ti permetterà di allocare le diverse attività nel rispetto dei tuoi livelli di attenzione e di energia;
- acquisita questa consapevolezza, stabilisci quanto tempo, realisticamente, impiegherai per portare a termine le attività;
- costruisci il tuo calendario a blocchi per le diverse attività, mixando i diversi orizzonti temporali: ore, giorni, settimane;
- rivedi regolarmente la tua impostazione: le cose cambiano e non c’è niente di più inutile che un piano non aggiornato (a parte, forse, il non avere un piano!).
Sviluppa il batch working
Lavorare in modalità batch significa processare a blocchi il lavoro che devi svolgere, di fatto eseguendo continuativamente lo stesso tipo di attività fino a che non è esaurita.
Chiaramente è necessario bilanciare accuratamente la mole di lavoro e le tue energie, in modo da trovare l’equilibrio che massimizza la quantità senza che venga intaccata la qualità. Per questo è necessario che tu sia relistica circa la capacità di mantenimento della concentrazione necessaria per svolgere, in particolar modo, le attività più impegnative.
Fatta questa opportuna precisazione, vorrei farti qualche esempio di attività che si presta al batch working:
- produzione scritta di contenuti: articoli per i blog, post per i social, newsletter;
- shooting fotografici e scelta delle immagini;
- fatturazione e gestione amministrativa;
- gestione della corrispondenza (e-mail, messaggi, contatti dai social);
- commissioni e acquisti;
- pulizie domestiche;
- archiviazione e riordino;
- cucina (sì, io stessa l’ho appena sperimentato: cucinare una volta la settimana per avere sempre qualcosa di pronto quando il tempo, e la voglia, scarseggiano);
- telefonate;
- riunioni.
Mi rendo conto che, almeno inizialmente, può non essere semplice impostare questa modalità di lavoro. Richiede consapevolezza, attenzione e tempo in fase di pianificazione.
Ma una volta superato questo ostacolo iniziale, questa strategia ti regalerà risultati soprendenti e libererà tempo per te.
