Organizzare lo spazio digitale è altrettanto importante che tenere in ordine lo spazio fisico.
Anzi, per certi versi è ancora più importante, proprio perchè lo spazio virtuale sembra infinito e tende a fagocitare tutto ciò che non è ben organizzato.
Ecco perchè è opportuno seguire alcune regole per dare una struttura ai tuoi documenti digitali e per riuscire a mantenerla nel tempo.
Seguire queste regole ti consentirà di raggiungere almeno cinque obiettivi:
- non perdere i documenti importarti
- non sprecare tempo a cercare quello che ti serve
- risparmiare spazio fisico
- ottimizzare lo spazio digitale
- aumentare la produttività
#1 Stabilisci le tue categorie
Prima di cominciare a mettere mano al computer, fermati a progettare la struttura che il tuo archivio digitale dovrà avere. Per farlo può essere paradossalmente d’aiuto utilizzare carta e penna.
Comincia facendo un elenco di tutte le categorie necessarie a descrivere e ricomprendere il tuo ‘mondo’, da quello lavorativo a quello personale.
Scegli un nome corto ed esplicito per identificare ogni categoria: non usare abbreviazioni o nomi poco immediati. L’ideale è che anche un estraneo riesca a ritrovarsi nella tua logica.
Infine, crea una gerarchia tra le categorie, con l’obiettivo di non avere al primo livello della tua alberatura troppe cartelle. La categoria ‘madre’ potrà avere più sottocategorie ‘figlie’ che diventeranno altrettante sottocartelle nelle quali salvare i tuoi documenti. Una struttura così nidificata ti porterà dal generale al particolare rapidamente e con estrema precisione.
#2 Scegli una regola per nominare i file
Nomina i file seguendo un criterio efficace e sistematico. Una buona pratica è scegliere il nome dei file in modo che:
- sia chiaramente identificato il contenuto, senza bisogno di aprire il documento;
- contenga la data, indicata con anno, mese, giorno;
- sia indicato il numero di versione del documento (questo se ha senso conservare le diverse versioni).
#3 Mantieni il desktop vuoto
Non accumulare i file sul desktop dicendo e pensando che poi li sistemerai nelle cartelle di pertinenza. Sforzati di archiviarli, se non proprio immediatamente, almeno con una periodicità costante e frequente. Scegli uno o due momenti alla settimana da dedicare a questa buona pratica di ‘igiene virtuale’: basteranno pochi minuti e avrai sempre un computer ordinato.
Ricordati che, come nella teoria delle finestre rotte, il disordine chiama altro disordine! Ma la notizia positiva è che anche l’ordine ti incentiva a mantenerlo: vedere un desktop libero ti darà la spinta ad archiviare i tuoi file con tempestività proprio per mantenere quell’ordine che, diciamolo, gratifica e stimola la produttività.
#4 Crea una cartella transitoria e cartelle di servizio
Crea una cartella transitoria dove salvare, temporaneamente, i file che devi analizzare o risistemare prima di poterli archiviare definitivamente. Questo sarà utile per non violare la precedente regola, ‘sporcando’ il desktop.
Inoltre ti sarà utile prevedere una o più cartelle ‘di servizio’. Un esempio è la cartella che contiene i documenti pro-forma (fatture, preventivi, etc…), i template dei documenti che utilizzi maggiormente (lettere, documenti, presentazioni, fogli di calcolo) e anche gli elementi di immagine coordinata relativi al tuo brand. Quando dovrai creaere un nuovo documento potrai partire proprio dal tipo di file ‘template’ contenuto in questa cartella di servizio.
#5 Fai un backup su cloud
Metti al sicuro i tuoi documenti e non affidarti solo alla memoria del tuo computer. Scegli un cloud per costruire il tuo archivio digitale e crea eventualmente sul desktop dei collegamenti alle cartelle che utilizzi con maggiore frequenza.
#6 Salva i documenti allegati alle e-mail
Non dimenticare di archiviare anche i documenti che ricevi via posta elettronica o attraverso i sistemi di messaggistica. Conservarli come allegati alle mail e nei messaggi rischia di (i) rendere più difficoltoso e lungo il loro recupero, e di (ii) non consentirti di avere una visione d’insieme completa e aggiornata della situazione relativa a una determinata questione. Abituati a salvare i file importanti nelle opportune cartelle del computer: lo puoi fare manualmente o sfruttando alcuni programmi appositi.
#7 Digitalizza i documenti importanti
Avere una versione digitale di alcuni documenti cartacei è un’ottima idea che ti facilita l’esecuzione di alcune attività, ti garantisce di avere una copia digitale di documenti importanti (che possono usurarsi se maneggiati troppo), e ti consente una loro veloce condivisione quando necessario.
Pensa agli scontrini della farmacia per la dichiarazione dei redditi o ai certificati di garanzia rilasciati per acquisti di particolari beni: spesso l’inchiostro con il tempo si scolorisce, e digitalizzarli può diventare la soluzione al problema.
Pensa poi alla comodità di avere copia digitale dei documenti di identità, della patente o della tessera sanitaria: condividerli è immediato e consultare i dati aprendo la copia digitale è spesso più veloce che andare a recuperarli fisicamente.
Infine, digitalizzare alcuni documenti può consentire in certi casi di eliminare le versioni cartacee, risparmiando spazio fisico per l’archiviazione.
#8 Fai pulizia periodicamente
Lo spazio digitale sembra infinito ma non lo è. I byte occupano spazio e quindi anche memoria. Diventa quindi importante ripulire con una certa frequenza il tuo computer (e il tuo cloud) dai file che non servono più e dai doppioni.
Anche in questo caso il consiglio è di non rimandare troppo l’esecuzione di questa operazione: se fatta con regolarità ci metterai meno tempo, farai meno fatica e commetterai meno errori.
A questo proposito non dimenticarti di ripulire (archiviando o eliminando) i file scaricati direttamente dal web!
Fare pulizia è il processo che ti consente di mantenere l’ordine nel tempo.
#9 Rivedi la struttura del tuo archivio digitale
Con il tempo potrai avere la necessità di cambiare la struttura del tuo archivio digitale per adeguarla ai cambiamenti intervenuti nella tua vita e nel tuo lavoro.
Mantenere l’organizzazione e l’ordine è un processo che necessita di revisioni e ricicli perchè si mantenga efficace e funzionale alle tue esigenze.
Almeno una volta all’anno, o comunque quando sei di fronte a grossi cambiamenti, ritorna alla fase di pianificazione e verifica se e come adeguare le categorie esistenti e la gerarchia adottata.
