Ogni Natale porta con sé alcune certezze: l’ennesima proiezione del film ‘Una poltrona per due’, la disputa per la supremazia tra panettone e pandoro e la rilettura del Canto di Natale di Charles Dickens.
Quest’anno, ripensando a questa storia, mi sono chiesta se noi, novelli Scrooge, possiamo essere salvati da tre spiriti un po’ particolari: lo spirito dell’organizzazione del tempo passato, quello dell’organizzazione del tempo presente e quello dell’organizzazione del tempo futuro.
La mia risposta è sì!
L’organizzazione è infatti uno strumento tanto potente e versatile da permetterci di governare e gestire tutte e tre le dimensioni in cui siamo immersi.
Vediamo come.
Il Passato
Le strategie e gli strumenti dell’organizzazione ci aiutano a ordinare e conservare il nostro passato: i ricordi e le esperienze vissute.
Un classico esempio di ricordi sono le fotografie. Siano esse stampate e raccolte in album, siano invece conservate nel nostro computer in formato digitale, le fotografie sono una delle cose più difficili da organizzare.
Il mio consiglio è pianificare l’attività su un orizzonte temporale abbastanza lungo, dandosi un obiettivo di completamento realistico e prevedendo di lavorarci per unità di tempo brevi, ma con una certa costanza.
Poi, una volta sistemato il pregresso, cercare di archiviare e ordinare le foto a mano a mano che se ne producono.
Quando abbiamo tante vecchie foto cartacee, un’idea per ordinarle e conservarle è quella di digitalizzarle. Anche in questo caso il lavoro richiede tempo e deve essere pianificato con misura, se intendiamo farlo in prima persona. Altrimenti, con un certo investimento, possiamo comprare da terzi questo servizio.
Ordinare le foto, e, più in generale, i ricordi è spesso difficile perchè entrano in gioco l’emotività e i sentimenti. Non è sempre piacevole perdersi nel passato: possono riaffiorare sentimenti negativi, sofferenza, malinconia.
Quando poi al riordino si affianca anche l’eliminazione del superfluo la difficoltà aumenta: disfarsi di oggetti passati – anche di quelli legati a sentimenti negativi – può risultare molto faticoso.
Di questo ho scritto qualche tempo fa, parlando di döstädning, l’arte svedese di mettere in ordine (leggi qui se ti interessa approfondire).
E se disfarsi di cose che ci ricordano momenti tristi può essere difficile, immagina doverlo fare con i ricordi dell’infanzia, o con le cose appartenute a chi non c’è più.
In questo caso, il consiglio è evitare gli estremi: ‘butto tutto‘ vs ‘tengo tutto‘ e cercare la via intermedia. Scegliere qualche pezzo veramente significativo e conservarlo valorizzandolo.
Il Presente
L’organizzazione ci guida anche nel tempo presente: ci aiuta a gestire le attività correnti, la nostra vita personale e professionale.
Gli strumenti nostri alleati sono principalmente due: il calendario e le liste.
Entrambi hanno la possibilità di essere utilizzati come una finestra sul nostro presente: la giornata stessa, o comunque un intorno limitato di giorni.
Il calendario ci permette di non perdere appuntamenti e impegni fissati, e, soprattutto, consente di dare una struttura armoniosa ed equilibrata al tempo.
Un presente gestito bene dovrebbe tendere a contenere tempo per attività importanti, tempo per le necessità urgenti e non delegabili e tempo per il riposo e lo svago.
Il segreto per farci amico il tempo, specialmente quello presente, è proprio amministrare in modo equilibrato le nostre energie nel corso della giornata.
Le liste, come ho anche scritto in un precedente articolo, permettono di affrontare i numerosi compiti in modo organizzato, scegliendo priorità, pianificando azioni, individuando quali delegare, e stabilendo un tempo per la loro conclusione.
Nel presente ci vengono in aiuto le liste che hanno una forte connotazione temporale, ad esempio le liste ‘oggi’ o ‘domani’, che contengono attività (dettagliate) da svolgere in quella determinata giornata (anche se non necessariamente in un orario o luogo definito), e che sono appunto il frutto di una precedente pianificazione che ne ha stabilito la priorità e la collocazione in quella particolare giornata.
Ultimo, ma non meno importante, è imparare a osservare le nostre giornate. Come viviamo il presente? Siamo con la testa sul ‘qui e ora’, oppure siamo rivolti con nostalgia al passato o con ansia al futuro?
Utilizzare alcuni strumenti di organizzazione come strategie per aumentare la nostra consapevolezza ci può aiutare a vivere e organizzare meglio il nostro presente. Ti segnalo in particolare la matrice di Eisenhower: leggi l’articolo che ho scritto se vuoi approfondire.
Il Futuro
Infine l’organizzazione è lo strumento che ci aiuta a plasmare il futuro, rendendo possibile la realizzazione dei nostri progetti.
Diceva qualcuno che “il futuro è oggi“, e proprio per questo gli strumenti utili per progettare il futuro sono gli stessi che ci servono nel presente: calendario e liste.
Solo, l’orizzonte temporale è diverso e si allunga, fino a ricomprendere mesi e anni.
Trasformare sogni e desideri in obiettivi e progetti realizzabili è possibile attraverso l’organizzazione e la pianificazione.
E per sottolineare questo principio mi servo di nuovo di una frase del libro “Getting Things Done” di David Allen:
“Raramente le cose si bloccano per mancanza di tempo. Succede perchè non è stato definito come farle e quando farle”
Ecco perchè liste di progetti (breve termine) e di obiettivi (medio-lungo termine), insieme al calendario, sono essenziali per individuare, pianificare e attuare nel tempo tutte quelle azioni che ci porteranno a raggiungere il nostro obiettivo.
Senza dimenticare che il futuro si costruisce un giorno dopo l’altro.
