Questa settimana parliamo di riunioni.
Cercherò di essere chiara ed efficace proprio come vorrei fossero queste riunioni…
Sono più di vent’anni che ho a che fare con questa particolare tipologia di interazione umana e devo dire che, pur essendo stata esposta a tanti stili manageriali, tanti caratteri e personalità e a svariati contesti e ambiti (lavorativi e non), c’è sempre stato un filo rosso a legare tutte queste esperienze: l’alta incidenza di inefficacia.
Non è mia intenzione esaminare le svariate cause di inefficacia (e insoddisfazione e malessere generato nei partecipanti) delle riunioni cui ho partecipato o che mi sono state raccontate.
Vorrei invece provare a stilare un prontuario di ciò che rende una riunione efficace.
Ma partiamo dall’inizio.
Cosa si intende per efficace? Chiediamolo alla Treccani:
Ciò che produce pienamente l’effetto richiesto o desiderato
E direi che in questa definizione c’è già, se non tutto, almeno il primo inderogabile punto.
1. Definisci qual è lo scopo della riunione
Che cosa vuoi ottenere con la riunione?
Vuoi confrontarti con altri su un particolare argomento? Sei in cerca di idee? Devi prendere una decisione o fare in modo che altri la prendano? Devi aggiornare gli altri su un progetto o fare un punto della situazione?
Se non lo sai nemmeno tu, allora è decisamente meglio soprassedere: probabilmente stai per organizzare una riunione inutile.
Se invece hai chiarito bene qual è l’obiettivo, puoi pensare di proseguire preparando un ordine del giorno coerente, da condividere con i partecipanti.
L’ordine del giorno è fondamentale per organizzare riunioni efficaci e ha diverse funzioni:
- serve innanzitutto per condividere e spiegare agli altri partecipanti l’obiettivo della riunione, che non può restare solo nella tua testa;
- costituisce una sorta di ‘copione‘ e rende chiaro ad ogni partecipante il proprio ruolo all’interno della riunione;
- aiuta il gruppo a collaborare nello svolgimento delle attività che, in sequenza, porteranno all’obiettivo desiderato, indicando i soli argomenti che saranno oggetto di discussione.
2. Scegli con criterio i partecipanti
Dopo aver chiarito lo scopo ti devi chiedere quali sono i partecipanti necessari per raggiungerlo.
Fai in modo di coinvolgere solo ed esclusivamente chi serve e assicurati di identificare ed esplicitare (nell’ordine del giorno) qual è il contributo che ti aspetti da ciascuno.
In questo modo aumenterai le probabilità di successo della riunione ed eviterai la sensazione di frustrazione e di perdita di tempo nei partecipanti.
3. Scegli bene i tempi
Saper determinare bene i tempi è fondamentale. Ma a quali momenti devi fare attenzione?
- Invio della convocazione, con ordine del giorno ed eventuale materiale a supporto – Non mandare l’invito troppo a ridosso della riunione. Dare ai partecipanti il tempo necessario per prepararsi adeguatamente è sia un segno di rispetto nei loro confronti, sia una garanzia di successo per una riunione efficace.
- Giorno e ora della riunione – Può essere scontato ma te lo dico lo stesso: non pensare solo alle tue necessità, ma verifica la disponibilità degli altri partecipanti. Cerca inoltre di rispettare, per quanto possibile, gli orari di lavoro e la pausa pranzo.
- Durata della riunione – La qualità e l’efficacia di una riunione è inversamente proporzionale alla sua durata. Io ne sono fermamente convinta. Riunioni più brevi e tempi più stringenti evitano la tentazione di perdere tempo e divagare, e spingono i partecipanti ad essere più focalizzati sull’obiettivo da raggiungere. Regolati tenendo conto dell’ordine del giorno che hai predisposto e del numero di attività che dovranno essere svolte nel corso dell’incontro. E ricordati che anche in mezz’ora si può fare tantissimo.
4. Gestisci il dopo
La riunione non è l’alfa e l’omega di un progetto. Di solito è una tappa, spesso fondamentale, per far avanzare un progetto nella direzione che vuoi. Perciò devi pensare anche a che cosa viene dopo la riunione.
Manda una minuta ai partecipanti che riassuma: le decisioni prese (condivise), le azioni che i partecipanti si sono impegnati a portare a termine e le relative scadenze da rispettare.
Sforzati infine, se sei già in grado di farlo, di indicare i prossimi passi.
Che cosa emerge?
Che l’efficacia di una riunione dipende in grandissima parte da una buona preparazione della riunione stessa.
Qundi dipende da te che la organizzi.
Direi che questa è un’ottima notizia.
