Scrivere un articolo sulla delega nella settimana di Natale significa volersi complicare la vita da sole.
La delega è un tema difficile da affrontare in tutti i sensi: nell’applicazione pratica e anche all’interno di un’argomentazione teorica.
Personalmente, ho incontrato ben poche persone in grado di delegare in maniera efficace.
Quelle poche però avevano tutte in comune una cosa, anzi due:
- un business di successo e
- una qualità della vita migliore rispetto a chi non è in grado di delegare.
Che cosa delegare
Se mi leggi da un po’ avrai forse capito quanto ritenga utile la matrice di Eisenhower come strumento di consapevolezza.
Proprio in questa matrice è presente il concetto di delega.
E indovina un po’ dove?
Nel quadrante detto dell’inganno.
In questo quadrante si trovano tutte quelle attività urgenti, ma non importanti che condividono una o più di queste caratteristiche:
- non sono davvero rilevanti per il successo della tua attività;
- non risentono del fatto che non sia tu, direttamente, a farle;
- non ti piacciono;
- non sei particolarmente abile nel farle;
- richiedono troppo tempo rispetto alla loro utilità marginale.
Per questo si tratta spesso di compiti o processi che possono essere delegati ad altri o automatizzati.
Mal comune non fa mezzo gaudio
L’incapacità o comunque la difficoltà nel delegare è davvero un problema diffuso.
Se ne parla spesso in ambito aziendale, ma i problemi nell’attuare una delega efficace non sono la prerogativa esclusiva di manager o capi azienda.
I liberi professionisti sono spesso bloccati nell’evoluzione del proprio business da problemi di mancata delega. La narrativa che circonda il lavoro del libero professionista parla di necessità di ricoprire tutti i ruoli e parla troppo poco di quanto la delega possa rappresentare un punto di svolta e un eccezionale strumento di organizzazione.
L’idea della delega comincia a farsi strada solo quando un business ha raggiunto una certa dimensione e i tempi sono ‘maturi’ per considerare di smettere di fare tutto da soli.
Spesso però si tratta di un circolo vizioso: non deleghi perchè (ritieni) di non potertelo permettere, ma non te lo puoi permettere perchè sprechi tutto il tuo tempo e le tue energie in compiti che potresti delegare, invece di concentrarti su quello che farà crescere la tua attività.
Perché è difficile delegare
Perché allora è così difficile delegare?
Perché, anche avendo riconosciuto che una determinata attività ha più di una caratteristica che la renderebbe ideale per la delega, spesso ci si ostina a voler andare avanti a svolgerla in prima persona?
Credo che i motivi siano diversi e ogni persona è incapace di delegare a modo suo…
Ma questi sono dal mio punto di vista i motivi più frequenti:
- Nessuno fa le cose come le faccio io – questa affermazione, oltre ad essere una banale ovvietà, distoglie l’attenzione da quello che conta davvero: che le cose siano fatte in maniera adeguata, anche se non necessariamente come le avremmo fatte noi.
- Non ho tempo da investire per dire a qualcuno cosa fare: faccio prima a farlo io – tipico esempio di cane che si morde la coda. Da schemi mentali simili si deve solo uscire più in fretta possibile perché ci tengono schiavi della contingenza e non permettono di sviluppare potenzialità future.
- Non me lo posso permettere – la mancanza di risorse da spendere può sembrare un valido motivo per rimandare la delega. Ma, per prima cosa, la delega, se fatta bene, è un investimento e non un semplice costo. Inoltre, il mio invito è fare bene i propri conti: i ricavi aggiuntivi derivanti dalla maggiore disponibilità di tempo ottenuta con una efficace azione di delega potrebbero infatti sopravanzare i costi della delega stessa e generare un guadagno netto.
Come delegare in modo efficace
Come fare quindi per imparare a delegare in modo efficace?
Qui sotto ho raccolto per te alcuni consigli:
- Non pretendere di delegare tutto e subito. Come in ogni allenamento che si rispetti bisogna stare attenti a non sforzare troppo se non si è ancora abbastanza caldi e in grado di reggere certi ritmi. Quindi il consiglio è di fare pace con la fretta, e di non pretendere di delegare tutto da un giorno con l’altro, solo perché hai finalmente deciso di farlo.
- Assicurati che le attività da delegare siano chiare e ben documentate. Se i compiti che vuoi delegare ad un’altra persona sono fumosi già nella tua testa, come potrai pretendere di delegare con successo?
- Non pretendere di delegare l’impossibile. Questo punto è un corollario del precedente e in sintesi si può riassumere con l’indicazione di non pretendere di delegare quello che ancora non si è stati in grado di realizzare da soli.
- Scegli persone competenti in grado di svolgere le attività che vuoi delegare. Non cercare copie di te stessa, anzi cerca persone competenti, ma con uno sguardo complementare al tuo.
- Concentrati sul cosa e non sul come. L’importante deve essere che un’attività venga fatta e che l’obiettivo sia raggiunto. Il come viene fatta non è così importante.
- Definisci chiaramente i risultati da raggiungere e le tue aspettative. La lettura della mente è decisamente un’attività sopravvalutata: se vogliamo che qualcuno faccia qualcosa per noi, l’unica soluzione è dirlo con chiarezza.
- Restituisci feedback periodici. Non aspettare di arrivare a scadenza per accorgerti o per comunicare che quanto fatto non è in linea con quanto richiesto. Dare feedback è faticoso, ma è il modo migliore per far crescere un rapporto di collaborazione e per sfruttare tutto il potenziale della delega.
- Non perdere il controllo. Sembra una contraddizione rispetto a quanto detto finora sull’imparare a ‘lasciare andare’. In realtà non lo è. La responsabilità di quello che deleghi sarà sempre tua, quindi è bene non perdere completamente di vista il processo e prevedere momenti di verifica periodici.