Delegare: sì, no, quando?

22 Dic 2022 | As time goes by

Scrivere un articolo sulla delega nella settimana di Natale significa volersi complicare la vita da sole.

La delega è un tema difficile da affrontare in tutti i sensi: nell’applicazione pratica e anche all’interno di un’argomentazione teorica.

Personalmente, ho incontrato ben poche persone in grado di delegare in maniera efficace.

Quelle poche però avevano tutte in comune una cosa, anzi due: 

  • un business di successo
  • una qualità della vita migliore rispetto a chi non è in grado di delegare.

Che cosa delegare

Se mi leggi da un po’ avrai forse capito quanto ritenga utile la matrice di Eisenhower come strumento di consapevolezza.

Proprio in questa matrice è presente il concetto di delega.

E indovina un po’ dove? 

Nel quadrante detto dell’inganno.

In questo quadrante si trovano tutte quelle attività urgenti, ma non importanti che condividono una o più di queste caratteristiche:

  • non sono davvero rilevanti per il successo della tua attività;
  • non risentono del fatto che non sia tu, direttamente, a farle;
  • non ti piacciono;
  • non sei particolarmente abile nel farle;
  • richiedono troppo tempo rispetto alla loro utilità marginale.

Per questo si tratta spesso di compiti o processi che possono essere delegati ad altri o automatizzati.

Mal comune non fa mezzo gaudio 

L’incapacità o comunque la difficoltà nel delegare è davvero un problema diffuso.

Se ne parla spesso in ambito aziendale, ma i problemi nell’attuare una delega efficace non sono la prerogativa esclusiva di manager o capi azienda.

I liberi professionisti sono spesso bloccati nell’evoluzione del proprio business da problemi di mancata delega. La narrativa che circonda il lavoro del libero professionista parla di necessità di ricoprire tutti i ruoli e parla troppo poco di quanto la delega possa rappresentare un punto di svolta e un eccezionale strumento di organizzazione.

L’idea della delega comincia a farsi strada solo quando un business ha raggiunto una certa dimensione e i tempi sono ‘maturi’ per considerare di smettere di fare tutto da soli. 

Spesso però si tratta di un circolo vizioso: non deleghi perchè (ritieni) di non potertelo permettere, ma non te lo puoi permettere perchè sprechi tutto il tuo tempo e le tue energie in compiti che potresti delegare, invece di concentrarti su quello che farà crescere la tua attività.   

Perché è difficile delegare

Perché allora è così difficile delegare?

Perché, anche avendo riconosciuto che una determinata attività ha più di una caratteristica che la renderebbe ideale per la delega, spesso ci si ostina a voler andare avanti a svolgerla in prima persona?

Credo che i motivi siano diversi e ogni persona è incapace di delegare a modo suo…

Ma questi sono dal mio punto di vista i motivi più frequenti:

  1. Nessuno fa le cose come le faccio io – questa affermazione, oltre ad essere una banale ovvietà, distoglie l’attenzione da quello che conta davvero: che le cose siano fatte in maniera adeguata, anche se non necessariamente come le avremmo fatte noi. 
  2. Non ho tempo da investire per dire a qualcuno cosa fare: faccio prima a farlo io – tipico esempio di cane che si morde la coda. Da schemi mentali simili si deve solo uscire più in fretta possibile perché ci tengono schiavi della contingenza e non permettono di sviluppare potenzialità future.
  3. Non me lo posso permettere – la mancanza di risorse da spendere può sembrare un valido motivo per rimandare la delega. Ma, per prima cosa, la delega, se fatta bene, è un investimento e non un semplice costo. Inoltre, il mio invito è fare bene i propri conti: i ricavi aggiuntivi derivanti dalla maggiore disponibilità di tempo ottenuta con una efficace azione di delega potrebbero infatti sopravanzare i costi della delega stessa e generare un guadagno netto. 

Come delegare in modo efficace

Come fare quindi per imparare a delegare in modo efficace?

Qui sotto ho raccolto per te alcuni consigli:

  1. Non pretendere di delegare tutto e subito. Come in ogni allenamento che si rispetti bisogna stare attenti a non sforzare troppo se non si è ancora abbastanza caldi e in grado di reggere certi ritmi. Quindi il consiglio è di fare pace con la fretta, e di non pretendere di delegare tutto da un giorno con l’altro, solo perché hai finalmente deciso di farlo.
  2. Assicurati che le attività da delegare siano chiare e ben documentate. Se i compiti che vuoi delegare ad un’altra persona sono fumosi già nella tua testa, come potrai pretendere di delegare con successo? 
  3. Non pretendere di delegare l’impossibile. Questo punto è un corollario del precedente e in sintesi si può riassumere con l’indicazione di non pretendere di delegare quello che ancora non si è stati in grado di realizzare da soli. 
  4. Scegli persone competenti in grado di svolgere le attività che vuoi delegare. Non cercare copie di te stessa, anzi cerca persone competenti, ma con uno sguardo complementare al tuo.
  5. Concentrati sul cosa e non sul come. L’importante deve essere che un’attività venga fatta e che l’obiettivo sia raggiunto. Il come viene fatta non è così importante.
  6. Definisci chiaramente i risultati da raggiungere e le tue aspettative. La lettura della mente è decisamente un’attività sopravvalutata: se vogliamo che qualcuno faccia qualcosa per noi, l’unica soluzione è dirlo con chiarezza. 
  7. Restituisci feedback periodici. Non aspettare di arrivare a scadenza per accorgerti o per comunicare che quanto fatto non è in linea con quanto richiesto. Dare feedback è faticoso, ma è il modo migliore per far crescere un rapporto di collaborazione e per sfruttare tutto il potenziale della delega. 
  8. Non perdere il controllo. Sembra una contraddizione rispetto a quanto detto finora sull’imparare a ‘lasciare andare’. In realtà non lo è. La responsabilità di quello che deleghi sarà sempre tua, quindi è bene non perdere completamente di vista il processo e prevedere momenti di verifica periodici. 

Sono Claudia e sono una professional organizer

Ti aiuto a migliorare le tue capacità organizzative attraverso la gestione consapevole di spazio, tempo, energie e denaro


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