Il metodo Kanban in famiglia

19 Gen 2023 | As time goes by

Significato del termine

La parola Kanban appartiene alla lingua giapponese ed è l’unione di due ideogrammi: ‘kan’, che significa ‘visuale’, e ‘ban’, che vuol dire ‘segnale’. 

Il significato della parola è quindi, letteralmente, ‘carta segnale’, ‘insegna’. 

Dove nasce e perché

Il termine nasce nel Giappone degli anni ‘50, ad opera dell’ingegnere industriale Taiichi Ohno che, negli stabilimenti produttivi della Toyota, cercava un sistema di produzione in grado di adattarsi alla situazione di carenza di materie prime che caratterizzava il paese alla fine della Seconda Guerra Mondiale.

La metodologia Kanban consente, più in generale, di adeguare la produzione all’effettiva domanda del mercato, eliminando da un lato la sovrapproduzione e consentendo dall’altro una gestione snella del magazzino.

Tuttora è utilizzata nella logistica, all’interno dei supermercati e nel project management, dove consente di gestire il flusso di lavoro in modo flessibile.

Precisamente, i progetti vengono suddivisi in piccole attività, considerate delle piccole fasi, e vengono portate a termine in sequenza, una alla volta. 

Vantaggi del metodo Kanban

Questo modo di lavorare, che rientra tra le metodologie ‘agili’, permette di raggiungere alcuni specifici vantaggi, che sono, allo stesso tempo, proprietà caratteristiche che identificano la metodologia Kanban.

Innanzitutto il sistema elimina ab origine il fenomeno del multitasking: ogni persona (o ogni team) si dedica infatti ad un compito alla volta, che deve concludere prima di passare all’attività successiva.

Proprio per questo approccio, il motto Kanban è: “Stop starting – start finishing! (“Smettila di iniziare – comincia a finire!”).

Gli altri vantaggi-proprietà Kanban sono i seguenti:

  1. Possibilità di visualizzare il flusso di lavoro

Il cuore del motodo è la kanban board, la lavagna kanban, dove vengono visualizzate, attraverso cartellini ben visibili (o post-it), tutte le attività di un progetto.

La lavagna è divisa in almeno tre colonne:

  • attività da iniziare
  • attività in corso
  • attività concluse

Via via che le attività procedono lungo il flusso di lavoro i cartellini vengono spostati nella colonna corrispondente, da sinistra verso destra.

Per evidenziare le differenti priorità, la colonna dei lavori in corso è suddivisa orizzontalmente in ‘swimmlane’: in alto sono posizionati i cartellini delle attività con priorità più alta.

  1. Ridurre al minimo le attività ‘in corso’

Utilizzare al meglio la metodologia Kanban implica innanzitutto prendere decisioni inziali su quante attività si possono portare avanti contemporaneamente.

Lo scopo è quello di non iniziare una nuova attività (spostarla quindi nella colonna dei lavori in corso) fino a quando non si sia creato spazio per lavorarci.

  1. Misurare e gestire il flusso di lavoro

Nel caso in cui ci siano degli ‘ingorghi’ nella colonna dei compiti in corso, il congestionamento è immediatamente visibile e porta tutto il gruppo di lavoro a dedicare energie alla risoluzione dei blocchi che impediscono il progredire delle attività.

Anche le risorse sono spostate sulle varie attività bloccate anzichè essere impiegate su nuovi compiti.  

  1. Rendere le politiche di processo esplicite

Il metodo funziona al meglio quando le ‘regole del gioco’ sono definite in modo chiaro e condivise con il gruppo.

Esempi di regole sono la definizione del numero massimo di attività a cui ogni team si può dedicare contemporaneamente (di solito non più di due) e le condizioni che devono verificarsi per definire un’attività conclusa. 

  1. Prevedere feedback sistematici e ricercare il miglioramento continuo

L’allineamento tra i membri del team di progetto deve essere continuo. 

A tal fine le riunioni di progetto sono almeno giornaliere e i suggerimenti emersi per migliorare il processo sono implementati di volta in volta per ricercare il miglioramento continuo. 

Il metodo Kanban come strumento di organizzazione in famiglia

La metodologia Kanban si rivela molto utile all’interno di team che lavorano allo stesso progetto.

Tuttavia, utilizzare una lavagna kanban si rivela efficace anche quando si tratta di organizzare il proprio lavoro.

Visualizzare la distribuzione delle attività nelle diverse colonne che indicano lo stato di avanzamento e, soprattutto, prendere decisioni chiare su quante attività portare avanti contemporaneamente sono metodi che funzionano anche per chi lavora da solo.

Un utilizzo particolarmente valido lo si può riscontrare in famiglia, dove le esigenze di collaborare su diversi progetti – tutti riconducibili al più grande progetto chiamato ‘gestione familiare’ – e di coordinare le diverse attività trova un valido supporto nell’adozione di una kanban board, di facile utilizzo e dai bassi costi di implementazione.

Utilizzare la metodologia Kanban è una valida alternativa all’assegnazione di ruoli/compiti fissi ai vari membri della famiglia, e permette che una gestione organizzata delle attività domestiche si generi in maniera flessibile, senza la previsione di rigidi schemi.

Immaginando di aver definito l’elenco delle attività da svolgere e introducendo una lavagna kanban, ciascun membro della famiglia si occuperà di svolgere e completare un compito a sua scelta, segnalandolo agli altri membri attraverso lo spostamento dei post-it.

La libertà di scegliere il compito ha diversi benefici:

  • ciascuno può scegliere come contribuire alla gestione domestica in base alle proprie capacità ed energie disponibili;
  • la possibilità di scegliere per primi il compito più ’gradito’ incentiva ad agire e combatte la procrastinazione;
  • una volta decise le regole e le attività, la metodologia lavora in automatico senza bisogno che un membro della famiglia si faccia carico della fase di pianificazione e di attibuzione dei compiti;
  • alla luce di quanto detto prima, eventuali imprevisti, impossibilità a prendere in carico e a portare a termine un’attività o ingorghi saranno chiaramente visibili a tutti.

Sono Claudia e sono una professional organizer

Ti aiuto a migliorare le tue capacità organizzative attraverso la gestione consapevole di spazio, tempo, energie e denaro


Ultimi articoli