Oggi vorrei fare qualche riflessione sulla legge di Parkinson, uno dei capisaldi in materia di produttività.
Cominciamo col dire che la cosiddetta prima legge di Parkinson afferma che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo.
Fino a qui tutto bene.
Il problema sorge quando si cerca di comprendere le implicazioni di questa legge e di capire come sfruttarla a proprio vantaggio per fare l’unica cosa veramente importante: migliorare il proprio benessere.
Esaminiamo alcune implicazioni di questa legge.
Prima implicazione
Se il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo, probabilmente è anche vero che se il tempo disponibile aumenta, il processo di completamento di quell’attività sarà più inefficiente.
Più tempo =Più inefficienza
Seconda implicazione
Da quanto affermato prima ne discende che in una situazione di scarsità di tempo la necessità di raggiungere l’obiettivo favorisca l’efficienza.
Scarsità di tempo = (pressione) = maggiore efficienza
Mi fermo un momento per rileggere quanto scritto. Non so a voi, ma a me qualcosa non piace.
Lavorare sotto pressione non credo sia il miglior modo per lavorare bene. Che cosa manca al ragionamento?
Invece di parlare di ‘pressione’ preferisco parlare, in positivo, di una scadenza assegnata a un determinato lavoro.
Assegnare scadenze e darsi dei tempi per il completamento di un compito è in effetti una potente strategia per aiutare a vincere la procrastinazione.
Terza implicazione
Partendo dal contesto nel quale formulò la sua legge, ovvero la burocrazia governativa britannica, Parkinson osservò anche che i compiti acquisivano sempre maggiore complessità mano a mano che veniva aumentato il tempo a disposizione per il loro completamento.
Come se il livello di complessità non fosse sufficientemente oggettivo e invece fosse una caratteristica variabile, influenzata dal tempo concesso per il completamento.
“Se mi danno 1 mese invece di 1 settimana per portarlo a termine, significa che il compito è più difficile di quello che credo e non posso completarlo in 1 sola settimana… sarei percepito come frettoloso e superficiale”.
Questo pensiero è quello che ci fa guardare alle attività da svolgere pensando al tempo che abbiamo a disposizione per portarle a termine e non al tempo che effettivamente serve per completarle.
Aumentare la complessità, eccedere nell’analisi dei dettagli, spesso irrilevanti, può anche portare fuori strada e determinare un risultato finale di qualità inferiore.
Quarta implicazione
L’organizzazione del lavoro attuale è condizionata dalla legge di Parkinson e da questa terza implicazione.
Se sul lavoro fossimo tutti allenati a guardare al tempo che serve per completare il lavoro e incentivati a farlo (data una qualità adeguata del risultato, se finisco prima, esco prima), probabilmente aumenterebbe la produttività, si realizzerebbe un reale smart-working con benefici maggiori per la conciliazione vita-lavoro, e si potrebbero abbandonare modelli produttivi ottocenteschi.
Concludendo, come limitare le implicazioni negative della legge di Parkinson?
Quali sono gli spunti interessanti e utili da adottare?
- Fissa delle scadenze: rappresenta un primo limite all’espansione indiscriminata di un’attività, quindi se non esiste una scadenza fissata esternamente, stabiliscine una tu.
- Fai in modo che la scadenza sia realistica e non arbitraria: una scadenza arbitraria e magari sottostimata può funzionare attraverso la pressione e il panico che genera su chi deve rispettarla. Ma lo scopo di una scadenza non è mettere ansia. Invece, prendi l’abitudine di monitorare il tempo che effettivamente impieghi (in condizioni ideali di produttività) per svolgere un determinato compito e determina la scadenza in base a questo.
- Datti un limite di tempo massimo: fissare una scadenza non basta, è necessario stabilire un tempo massimo per terminare il compito. Fissa un blocco termporale in calendario e utilizza altri strumenti di produttività, come la tecnica del pomodoro, per restare nei tempi.
- Stabilisci quello che di piacevole farai dopo aver terminato un compito: costituirà un ulteriore incentivo a evitare distrazioni e a terminare nei tempi prefissati.
