Le liste sono un potente strumento di organizzazione, sul lavoro e nella vita privata.
E tra queste c’è un tipo di lista che, spesso, viene sottovalutata: la checklist.
Che cos’è una checklist
Se utilizziamo il termine italiano la risposta è subito evidente: la checklist non è altro che una lista di controllo.
Contiene una serie di attività da svolgere in sequenza e da ‘spuntare’ progressivamente fino al completamento della procedura.
La checklist è principalmente utilizzata in quei settori in cui è davvero importante non saltare passaggi e svolgere una determinata attività come da ‘manuale’, pena la commissione di errori che possono comportare rischi e pericoli per la vita umana. Pensiamo infatti alle checklist utilizzate in campo medico o dai piloti.
Le checklist possono poi differenziarsi nella modalità di utilizzo:
- in alcuni casi sono utilizzate mentre si svolgono le attività, in modalità ‘lettura ed esecuzione’;
- in altri casi sono utilizzate dopo aver terminato l’attività per verificare di aver eseguito tutti i passaggi previsti.
Cosa mi permette di ottenere
Ma quali sono i vantaggi dell’utilizzo di checklist?
Vediamone alcuni:
- Sono un validissimo supporto per la memoria
In ambito lavorativo ma anche nella nostra vita privata ci troviamo spesso di fronte alla necessità di eseguire attività complesse. La complessità può essere dettata dal numero di passaggi che compongono quell’attività, da una specifica sequenza che se non rispettata inficia completamente il buon esito, o da una combinazione dei due fattori.
Ricordare i singoli passaggi in modo preciso e ricordare l’esatto ordine in cui devono essere eseguiti è certo possibile, ma occupa memoria. Memoria che deve essere allenata, soprattutto se una determinata attività non viene eseguita frequentemente, ma solo in determinate situazioni, magari di emergenza.
In questi momenti, avere una checklist sempre pronta, completa, chiara e corretta evita di dover fare ricorso alla memoria e di gestire incertezze ed esitazioni che possono prolungare i tempi di esecuzione e compromettere il risultato finale.
- Sostengono l’attenzione
In altri casi, le attività che dobbiamo svolgere non sono particolarmente complesse, ma comunque prevedono tanti passaggi e l’ordine di svolgimento resta determinante per il risultato. In questi casi, la noia o la percezione di stare svolgendo un’attività non così critica potrebbe causare un calo dell’attenzione e compromettere l’esito: pensiamo all’esecuzione di una ricetta o alla preparazione della valigia.
Utilizzare una lista di controllo in questi casi può evitare di commettere errori o dimenticanze sostenendoci nel compito anche quando la nostra attenzione non è ai massimi livelli.
- Fanno risparmiare tempo
Il fattore tempo è spesso strettamente correlato alle situazioni di emergenza.
In questi casi avere già le istruzioni corrette e complete pronte all’uso permette di fare velocemente, bene e di tenere sotto controllo l’ansia. Non solo viene ridotto il tempo di esecuzione dei vari passaggi, ma viene completamente risparmiato il tempo necessario per trovare le informazioni corrette, e ordinare le singole attività in modo razionale ed efficace per il raggiungimento dell’obiettivo.
In ogni caso, anche le attività noiose, ma necessarie, beneficiano di tempi di esecuzione contenuti. E utilizzare una checklist ci permette proprio di raggiungere questo risultato.
- Rendono più semplice la delega
Quando disponiamo di una lista di controllo ben fatta possiamo anche delegare con più tranquillità lo svolgimento di quella determinata attività.
La checklist diventa quindi strumento di condivisione delle informazioni, strumento di formazione e un aiuto concreto per chiunque si trovi a condividere la responsabilità dell’esecuzione di una serie di attività.
Come creare una checklist efficace
Abbiamo già ricordato che le liste di controllo sono utili sia in ambito lavorativo che nella vita privata.
Per prima cosa vale la pena ricordare che la checklist deve sostanzialmente rispondere alla domanda: “Quando succede la cosa x, che cosa devo fare?”.
Insomma, non ci devono essere dubbi sulla situazione in cui quella determinata lista di controllo deve essere utilizzata.
Ma affinché una lista di controllo sia davvero efficace deve avere alcune caratteristiche:
- deve essere completa e corretta, in modo che tutti possano fare affidamento su quanto scritto;
- deve essere aggiornata e rivista periodicamente, per lo stesso motivo di cui sopra;
- deve essere scritta in modo chiaro e semplice, in modo che sia comprensibile a tutti, e non ambigua;
- deve rappresentare una sequenza di attività da svolgere, ma non deve essere troppo lunga, per non disincentivarne l’utilizzo;
- deve essere testata prima: il consiglio è fare una prova di utilizzo sia direttamente da parte di chi l’ha scritta, sia da una persona terza.
E adesso chiediti se per caso non sia utile preparare qualche checklist per affrontare situazioni di emergenza o compiti ripetitivi in sicurezza e leggerezza, risparmiando energie mentali e tempo!
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