L’estate è ormai avanzata e le temperature di questi giorni rendono davvero complicato lavorare.
Questo è ancora più vero quando la settimana è alla fine e arriva il venerdì.
Che ci si arrivi molto stanchi o che, semplicemente, sia il richiamo del fine settimana che si fa sentire più forte, è molto probabile che il venerdì sia una di quelle giornate in cui si combina poco o niente.
Sensi di colpa e frustrazione
In queste situazioni, anche quando abbiamo lavorato duramente per tutta la settimana raggiungendo gli obiettivi prefissati, se il venerdì abbiamo un calo di produttività è molto facile cadere preda dei sensi di colpa.
Questo accade quando per il venerdì avevamo pianificato di svolgere una serie di attività che invece non riusciamo a terminare.
Oppure capita quando, anche senza particolari compiti da portare a termine, ci ostiniamo a stare seduti alla scrivania cercando una concentrazione che non arriva e provando invece grande frustrazione perchè vorremmo essere altrove.
Ma un insano e mal definito ‘senso del dovere’ ci costringe a restare dove siamo, anche quando siamo inefficaci.
L’importanza del ritmo
Quello che ho imparato osservando me stessa e gli altri è che il livello di energia non è sempre costante, ed è molto probabile che il venerdì, proprio perchè alla fine di una lunga settimana di lavoro, nella quale non ci si è risparmiati, si arrivi in riserva di energie.
Ognuno di noi ha poi un proprio ritmo, che può rendere necessario un maggior riposo a partire dal pomeriggio o un orario di sveglia più rilassato al mattino.
Conoscersi anche sotto questo aspetto è fondamentale per prendere delle contromisure adatte ed evitare di incorrere in sensi di colpa e frustrazione.
Pianificare in modo diverso
Pianificare la nostra settimana senza tener conto del livello di energie che avremo a disposizione arrivati a venerdì significa pianificare in modo fallimentare.
Quello che ho cominciato a fare da quando sono diventata libera professionista è stato quindi sfruttare la flessibilità conquistata e cominciare a considerare i venerdì dei giorni speciali.
Non sono ancora arrivata a organizzare la mia settimana lavorativa su quattro giorni anziché su cinque, anche se questo resta un obiettivo per il prossimo futuro.
Però, ho imparato a pianificare le attività settimanali in modo da condensare le attività impegnative e ad alto valore aggiunto dal lunedì al giovedì.
Le attività del venerdì
Il venerdì per me è diventato il giorno in cui mi organizzo.
Ecco quello che faccio:
- Pianifico la settimana successiva: verifico gli appuntamenti in calendario, le scadenze di lavoro e quelle personali; mi accerto di aver inserito tutto a calendario con i tempi corretti e preparo le carte/i documenti che mi potranno servire, verificando di avere tutto il necessario;
- Aggiorno l’agenda e le liste: mi prendo il tempo per aggiornare la mia agenda, nella quale raccolgo, in ordine sparso, appunti di lavoro, idee da sviluppare e promemoria vari. Successivamente aggiorno le liste oprative, da quella della spesa, alla lista dei libri da leggere;
- Attività di back office: contabilità e fatturazione, tracking dello stato di avanzamento dei progetti, risposte a e-mail e messaggi che potevano aspettare qualche giorno per essere evasi;
- Ordine e pulizia: sulla scrivania, nel mio ufficio, sul telefono e sul computer. Elimino ciò che non serve più, archivio quello su cui ho lavorato e scorro e-mail e messaggi per essere certa di non aver tralasciato informazioni importanti o azioni da prendere in carico e pianificare;
- Mi dedico alla formazione: podcast, webinar, interviste e articoli che durante la settimana non ho avuto tempo per seguire con attenzione. Il venerdì recupero e mi dedico a nutrire mente e spirito per restare aggiornata e per coltivare la creatività.
Da quando ho scelto di organizzare in questo modo i miei venerdì devo dire che il mio umore è decisamente migliorato.
Inoltre, sapere che il lavoro importante dovrà essere fatto in quattro giorni rende molto più produttivi quei giorni e mi permette di gestire gli imprevisti che accadono (ad eccezione delle vere urgenze) spostando serenamente il momento in cui me ne occuperò non a un generico ‘domani’ ma ad un giorno preciso: il venerdì.
Spesso poi, le attività a cui mi dedico il venerdì mi lasciano delle ore libere da riempire a seconda della voglia del momento, senza piani predefiniti, ma senza la sensazione di non aver utilizzato il tempo disponibile nel migliore dei modi.
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