La regola dei due minuti: come e quando usarla

8 Lug 2021 | As time goes by, Tips&Tricks

Il guru della produttività personale e della gestione del tempo, David Allen, nel suo libro Getting Things Done ci ha regalato una delle pillole di organizzazione più famose e dirompenti di sempre: la regola dei due minuti.

Allen sostiene infatti che se un’azione è più lunga da pianificare che da fare, perché la potresti completare in meno di due minuti, allora dovresti semplicemente farla subito.

Mi sono molto interrogata sull’efficacia di questa regola. La sensazione è che, come tutte le affermazioni semplici, nasconda una complessità non indifferente.

Sembra di facile applicazione, ma probabilmente non lo è

Quante volte hai lasciato in giro scarpe o vestiti dopo essere rientrata a casa? Quante volte non hai rimesso a posto qualcosa dopo averlo utilizzato? Beh, a me capita, soprattutto quando sono particolarmente stanca (o impigrita).

Applicare questa regola, vincendo la resistenza iniziale e respingendo la tentazione del ‘lo faccio dopo’, può essere infatti molto impegnativo dal punto di vista del dispendio di energie mentali.

I vantaggi della regola dei due minuti

Sono comunque convinta che rappresenti un ottimo consiglio e, a parte sacrosante eccezioni, applicare la regola dei due minuti al riordino ha almeno 3 vantaggi + 1:

aiuta a mantenere un ambiente ordinato: non a caso il vecchio detto (leggi qui per scoprirne l’origine) recita ‘un posto per ogni cosa, e ogni cosa al suo posto‘;
permette di risparmiare tempo non dovendo cercare cose lasciate fuori posto: niente è più frustrante del cercare il caricabatterie del telefono e del non trovarlo nel posto in cui dovrebbe essere…
costituisce un ottimo esercizio per combattere la (naturale) tendenza a procrastinare: sforzarsi volontariamente di applicare la regola dei due minuti ti aiuterà infatti a creare o irrobustire la buona abitudine di riporre gli oggetti dopo averli utilizzati, e, a tendere, ti accorgerai che questo ti costerà sempre minor fatica.

Infine, e questo è il nostro +1, il non riuscire ad applicare la regola dei due minuti in certe circostanze può portare alla luce inefficienze nell’organizzazione degli spazi.

Se ad esempio ti rendi conto di lasciare sempre abbandonate all’ingresso giacca, borsa e scarpe, probabilmente significa che non hai a tua disposizione un posto comodo, pratico e funzionale per gestire correttamente il momento del rientro a casa. Il tuo (piccolo) ‘fallimento’ può quindi diventare occasione per migliorare la disposizione degli spazi e per ripensare, ad esempio, la zona ingresso.

Insomma, mai trascurare il potenziale di un insuccesso.

Gli svantaggi della regola dei due minuti

Ma l’applicazione della regola dei due minuti può anche presentare delle controindicazioni, e soprattutto non dovrebbe essere utilizzata indiscriminatamente.

Più precisamente, per mia esperienza personale, la regola dei due minuti non funziona in queste tre situazioni:

non sei sicura di aver stimato correttamente il tempo necessario per completare un’attività: hai il dubbio che l’azione possa richiedere più di due minuti? Allora il mio consiglio è quello di annotare l’attività nella lista delle cose da fare e ritornarci sopra in un secondo momento, per pianificarla e poi svolgerla in modo adeguato;
sei impegnata su un lavoro importante che richiede il massimo della tua concentrazione: nel bel mezzo del lavoro ti viene in mente che non hai fatto partire la lavatrice? Beh, per quanto questa sia un’attività che ragionevolmente impiegherà meno di due minuti del tuo tempo, il mio consiglio è di non interrompere quello che stai facendo, e limitarti a prenderne velocemente nota su un post-it. Non appena avrai terminato il lavoro o arriverà il momento della pausa programmata potrai decidere se destinare due minuti alla lavatrice;
hai già applicato (molto) la regola dei due minuti: ti rendi conto di riempire le giornate di micro attività da due minuti l’una? Stai rinunciando alla pianificazione a favore del completamento di piccole attività estemporanee? Il mio consiglio è di non esagerare e di non rinunciare alla produttività che può derivare solo da una pianificazione attenta delle tue giornate. Il rischio in questo caso è di non sfruttare al meglio il tuo tempo e le tue energie e di ritrovarti con attività decisamente più importanti e corpose ancora in lista alle quali non sei riuscita a dedicare l’attenzione dovuta. E se ti ritrovi con molte piccole attività da due minuti comunque da completare, raggruppale per categorie e pianificale nella tua giornata, magari prevedendo uno slot dedicato. Un pomodoro potrebbe fare al caso tuo.