Ci sono almeno due momenti dell’anno in cui le persone perdono la capacità di ragionare con distacco e razionalità con riferimento alla gestione delle loro attività nel tempo.
Se in periodi ‘normali’ una persona con buone capacità organizzative riesce a pianificare al meglio le proprie attività e a gestire tempi e scadenze in modo funzionale, ci sono alcuni mesi nei quali la stessa persona sembra dimenticare di utilizzare, finanche di possedere, tali competenze e abilità.
Questi mesi speciali sono agosto e dicembre.
La dinamica che riscontro è, curiosamente, di pari forza, ma di segno opposto.
Provo a spiegarmi meglio.
Agosto, progetto mio non ti conosco
Con l’arrivo dell’estate, le persone, di solito, cominciano ad allentare la morsa sui progetti in corso e su quelli futuri ricorrendo sempre più spesso a espressioni del tipo ‘ne riparliamo a settembre’.
Aspettare settembre (per proseguire con attività e progetti) appare la soluzione più razionale per tutti, come quando ci si ferma sotto una pensilina in attesa che l’acquazzone che ci ha sorpresi finalmente termini…
Nei mesi estivi il mondo sembra fermarsi e tutti sono colpiti da amnesia più o meno volontaria: nessuno ricorda quanto fosse importante lo stesso progetto solo pochi giorni prima.
Scadenze, impegni presi e la spinta alla progettualità se ne vanno in vacanza per tutti e con il beneplacito di tutti.
In estate il tempo si ferma e tutto, dico tutto, è rimandabile e rimandato a data da destinarsi.
31 Dicembre: fine dell’anno o fine del mondo?
Nel mese di dicembre, per contro, si assiste ad un’accelerazione folle dei ritmi di lavoro, pari solo a quella del livello di ansia generata, che, almeno nelle intenzioni, pare dettata dalla volontà, anzi dalla necessità, di ‘finire, tutto, entro Natale”.
Come se dopo ci fosse l’armageddon.
Questo accade in particolare nell’ambito lavorativo.
Un caro amico mi racconta tutti gli anni di come, all’inizio di dicembre, i clienti, tutti, anche i più pacati e ragionevoli, comincino a tempestarlo di richieste per terminare i progetti in corso prima di Natale. Anche quando quei particolari progetti fino a pochi giorni prima non sembravano particolarmente importanti o urgenti.
Mi chiedo spesso il motivo di queste reazioni così diverse di fronte al medesimo fatto: affrontare un momento di pausa lavorativa. Che, tra l’altro, non arriva imprevisto e improvviso…ogni anno si ripete, uguale a se stesso.
Perché poi uno stop di 6 giorni (per i più fortunati consecutivi, per molti invece no) dovrebbe essere meno sostenibile di una pausa estiva che, in media, può anche arrivare a coprire due intere settimane?
Fermarsi d’estate non è lo stesso che fermarsi d’inverno?
Il tempo in estate e in inverno non scorre alla stessa velocità?
Certo il tempo è relativo, ciascuno di noi ha una sua percezione, ma come mai, allora, questi fenomeni sono così diffusi e accomunano la maggior parte degli individui?
Una possibile spiegazione
Io mi sono data una spiegazione, parziale probabilmente, ma in grado di mettere in luce almeno un aspetto sul quale provare a intervenire.
La mancanza di adeguata pianificazione è quello che consegna le nostre attività e i nostri progetti all’emotività.
Affrontare progetti e singole attività in preda alle emozioni del momento può consegnare tali attività all’oblio (di solito in estate) o per contro all’ansia di terminare tutto subito (di solito a Natale).
Nel primo caso il tempo si dilata, la nostra percezione è di avere davanti a noi, da settembre in poi, tutto il tempo necessario per riprendere le fila del progetto e completarlo con calma.
Nel secondo caso il tempo si comprime, e non ci pare possibile averne così poco per terminare tutti quei progetti, improvvisamente diventati fondamentali, prima che l’anno nuovo se li porti via.
In entrambe le situazioni, molto probabilmente siamo di fronte ad una scarsa qualità della fase di pianificazione.
Cosa fare per evitare l’ansia da fine dell’anno?
Il mio consiglio quindi, se anche tu soffri almeno di una delle sindromi che ho descritto sopra, è di cominciare un nuovo anno rafforzando la fase di pianificazione dei tuoi progetti.
Per prima cosa chiarendo l’effettiva importanza e urgenza delle varie attività.
Puoi utilizzare la matrice di Eisenhower, straordinario strumento di consapevolezza. Ne avevo scritto mesi fa, qui puoi trovare l’articolo.
In seguito andando a definire con attenzione tempi e fasi dei progetti, unitamente alle responsabilità e agli obiettivi da raggiungere in ciascuna fase.
In ultimo, ma non meno importante, prevedendo momenti di controllo dello stato di avanzamento, in modo da intercettare per tempo eventuali criticità e ritardi e poter mettere in campo azioni specifiche per riportare sulla strada del successo il tuo progetto.
In questo modo non dovrai temere né la pausa estiva, né quella natalizia: i tuoi progetti seguiranno la timeline definita e non le tue emozioni, condizionate da meteo, umore ed energie a disposizione.
