Alzi la mano chi di voi non ha mai usato una to-do list.
Beh, se mi state leggendo probabilmente siete interessati all’organizzazione e avrete fatto tanta pratica anche con le liste.
Sono anche abbastanza certa che nonostante riteniate le liste, e in particolare le to-do list, un elemento fondamentale in un sistema organizzativo, abbiate fatto più di una esperienza frustrante utilizzandole.
Uno dei motivi più frequenti di un’esperienza infelice con le to-do list è che possono diventare molto affollate e, complice la procrastinazione, finire per creare ulteriore clutter nelle nostre vite.
Un elenco di cose da fare
Sostengo da sempre, e per me funziona davvero così, che utilizzare carta e penna per annotare tutti i pensieri, cerchi aperti, intuizioni o incombenze sia un metodo molto efficace per non affaticare il cervello nel ricordare tutto.
Io personalmente ho diversi punti della casa dove tengo taccuino e matita, pronta a fissare un’idea o a tener traccia di un appunto prima che mi sfugga.
Però, questo utilizzo che faccio del blocco note è solo il mio svuotatasche mentale: un punto (o più di uno) dove fissare tutto quello che in un secondo momento dovrà essere elaborato.
To-do or not to-do
Non tutto quello che finisce su questi taccuini, anche se ha l’apparenza di un elenco, costituisce una lista di cose da fare.
Decidere di fare qualcosa non può essere, secondo me, il risultato di un appunto preso in velocità.
E’ invece necessaria una seconda fase, di elaborazione degli elementi presenti su queste liste volanti, finalizzata a decidere che cosa fare.
E prima ancora è necessario decidere se fare qualcosa o no.
Segnare tutto su una lista è utile, ma non significa che tutto quanto è segnato deve essere completato.
Com’è fatta la to-do list efficace
Trasformare una lista di appunti sparsi in una to-do list efficace è il passaggio necessario per ottenere benefici concreti in termini di raggiungimento dei propri obiettivi.
Il mio consiglio è procedere analizzando periodicamente ogni elemento che hai segnato nella tua lista volante per decidere che cosa farne e soprattutto per capire che cosa puoi eliminare, delegare a qualcuno o archiviare come spunto futuro.
A questo punto, la to-do list dovrà essere formata solo da quelle attività che effettivamente ritieni importante inserire in una lista esecutiva al fine di soddisfare un’esigenza, realizzare un progetto e, in generale, raggiungere un tuo obiettivo.
Tra tutte le voci che restano dopo aver eliminato, delegato e archiviato, chiediti quindi quali sono quelle che sono in linea con i tuoi valori e con i tuoi obiettivi.
Dall’approccio bottom-up all’approccio top-down
È Karen Kingston (se vuoi sapere più di lei leggi questo articolo in cui parlo di decluttering) che parla della necessità di un cambiamento radicale nella costruzione di una to-do list, passando da un approccio bottom-up (dal basso verso l’alto) ad uno top-down (dall’alto verso il basso).
Il processo di raccogliere tutte le cose da fare dal basso, mano a mano che si manifestano, rischia infatti di basarsi troppo sulla forza di volontà e potrebbe trasformarsi in una estenuante e automatica rincorsa a eliminare voci dalla lista, qualsiasi esse siano.
Invece, valutare ogni attività potenzialmente da fare alla luce dei propri valori e obiettivi consente di scegliere consapevolmente quelle attività che porteranno davvero valore.
In quest’ottica, la mia lista svuotatesta sarà lunga e non ragionata, mentre la vera to-do list esecutiva sarà molto più breve – al massimo dai 3 ai 5 elementi ogni giorno – e con priorità ben definite nell’esecuzione dei compiti.
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