Pianificare è utile.
Lo voglio dire, così, all’inizio di questo articolo, in modo che non siano fraintese le parole che stai per leggere.
Perché quello che oggi voglio aggiungere è che troppa pianificazione, spesso, ci danneggia.
Credo che, intuitivamente, questo sia un concetto con cui possiamo tutti essere d’accordo e del quale, in qualche misura, abbiamo anche fatto esperienza diretta.
Quando un eccesso di pianificazione è controproducente
Il miglior modo per capire quando la pianificazione sta diventando dannosa anziché un’alleata della nostra vita è…vedere l’effetto che fa.
Vediamo alcuni esempi.
Pianificazione che induce paralisi: se l’effetto della tua pianificazione è ritrovarti bloccat* nel tentativo di analizzare ogni minimo dettaglio e prendere decisioni diventa difficile, quasi impossibile, prova a considerare di essere vittima di una pianificazione eccessiva. L’approccio deve essere cambiato: rilassati e riparti (seguendo i consigli alla fine dell’articolo).
Pianificazione che provoca stress e ansia: quando la necessità di seguire la pianificazione ti provoca stress o addirittura ansia, probabilmente hai esagerato con la pianificazione. Magari hai riempito troppo la tua agenda, inanellato una serie di attività in stretta sequenza, senza prevedere pause; o hai previsto giornate cariche di compiti molto faticosi dal punto di vista mentale, senza alternare con attività più leggere.
Pianificazione che crea frustrazione: hai pianificato in modo minuzioso le tue giornate o settimane, ma non riesci a seguire alla lettera quello che hai deciso, provando un forte senso di frustrazione e fallimento. Probabilmente la tua pianificazione manca di flessibilità e di piani di contingency in grado di aiutarti a gestire cambiamenti o imprevisti, anche dovuti al tuo livello energetico.
Pianificazione che induce procrastinazione: un piano troppo dettagliato, pieno di compiti o eccessivamente di lungo periodo può diventare schiacciante, insostenibile e portare a procrastinazione.
Come superare questi errori di eccessiva pianificazione
Le sensazioni che ho descritto prima le ho provate anch’io.
Credo che nessuno sia completamente immune da un eccesso di pianificazione, ma l’importante è proprio osservare i comportamenti che riusciamo ad emettere dopo aver pianificato e le sensazioni che li accompagnano.
Ricordiamo infatti che pianificare è condizione necessaria, ma non sufficiente per raggiungere i nostri obiettivi. Un piano senza azione non serve proprio a nulla.
Ecco quindi alcuni consigli per non diventare schiavi di una pianificazione eccessiva, mal impostata e fine a se stessa.
1. Semplifica
Concentrati sulle priorità in grado di dare alla tua vita la qualità che desideri: mixa priorità personali, relazionali, lavorative, etc…per costruire una pianificazione snella, ma efficace, che risponda davvero ai tuoi valori e bisogni.
2. Incorpora la flessibilità
Abbandona il pensiero magico e non credere, mentre pianifichi, che tutto andrà liscio, come desideri, senza imprevisti e senza bisogno di tempi di recupero. Prova ad utilizzare diverse tecniche per trovare quella che fa per te: il time blocking (ne ho scritto qui) può essere utile, ma assicurati di includere blocchi di tempo non pianificati.
3. Pianifica con onestà
Osservati con onestà e quando pianifichi rispetta quelle che sono le tue caratteristiche, i tuoi bioritmi e le tue attitudini. Non lanciarti nell’ultima moda del momento, che ti richiede di svegliarti alle 5 del mattino per sfruttare tutte le ore possibili, se sai che a quell’ora non sei nemmeno in grado di ricordare il tuo nome.
4. Pianifica a medio termine
Può sembrare attraente e valido un approccio che ti consenta di pianificare nel lungo periodo. In realtà, una pianificazione su un orizzonte temporale troppo lungo rischia di non essere l’ideale. Se vuoi qualche spunto interessante, ti consiglio il libro “Fai di più in 12 settimane di quello che fanno gli altri in 12 mesi. The 12 week year”.
5. Abbandona il perfezionismo
Il perfezionismo può rendere il miglior piano un inferno da vivere. E noi invece vogliamo che l’organizzazione renda migliori le nostre giornate. Ecco perché quando pianifichiamo le attività devono essere indicate con precisione, ma oltre un certo livello di dettaglio è inutile andare. E perché, se il piano si rivela inadeguato in qualche suo aspetto, non è il caso di reagire sugli estremi: abbandono completo del piano o pervicace sforzo per rispettarlo, oltre ogni evidenza. Un piano può e deve essere adattato; non è scolpito nella pietra, ma anzi è uno strumento modificabile e revisionabile ogni volta che si rende necessario.
