As time goes by

Gli strumenti dell’organizzazione: le liste

Lo sapevi che il 30 ottobre il mondo anglosassone celebra il checklist day?

Io l’ho appena scoperto, e non mi stupisce che da noi in Italia non si sia (ancora) sentito il bisogno di istituire una giornata per le liste di controllo: del resto il luogo comune ci vuole più inclini all’improvvisazione e al piacere dell’imprevisto…

Ma compilare liste fa parte della natura umana, è un preziosissimo alleato dell’organizzazione personale e, soprattutto, è qualcosa di vecchio come il mondo.

 

Quando nasce la prima lista?

Probabilmente dobbiamo risalire all’invenzione della scrittura, e quindi ai Sumeri, che tracciavano segni cuneiformi su tavolette d’argilla per tenere traccia degli aspetti legati alle attività produttive e commerciali.

La prima lista scritta della storia può quindi essere stata un elenco di capi di bestiame e di sacchi di grano passati da un proprietario all’altro.

Di strada ne abbiamo fatta, e dalle tavolette d’argilla siamo passati a programmi e applicazioni per pc e smartphone dedicati, appunto, alla stesura di liste di ogni tipo: da Todoist, a Microsoft To Do, fino al Promemoria dell’ Iphone, e solo per citarne alcuni.

 

Ma perchè compiliamo liste? Quali sono i benefici?

Qualche settimana fa ho scritto a proposito del multitasking e di come questo sia responsabile di affaticamento mentale, stress e diminuzione della produttività.

Tenere una lista ci aiuta proprio lì dove il multitasking fallisce.

Compilare una lista…

  • ci permette di affrontare i numerosi compiti in modo organizzato, scegliendo priorità, pianificando azioni, individuando quali delegare, e stabilendo un tempo per la loro conclusione.
  • ci aiuta a ricordare le cose, a tenerne traccia portandole al di fuori della nostra mente che è quindi libera di fare quello per cui è programmata: essere creativa e trovare soluzioni.
  • ci regola nella sfera emotiva: ci regala soddisfazione (quando depenniamo un’attività completata), alimenta la nostra autostima (dimostriamo a noi stesse di saper portare a termine compiti e progetti), e ci fa sentire di avere il controllo della situazione (un ragionevole ed equilibrato controllo, mi raccomando).

 

Consigli per liste utili

Mettere a punto un sistema di liste è qualcosa di molto personale, ma ci sono alcuni elementi che non devono mancare affinchè queste liste risultino utili e non, invece, l’ennesima fonte di stress e di senso di colpa.

Ecco alcuni consigli iniziali per te:

  1. Sappi che trovare un sistema di liste e uno strumento adatto per gestirle richiede tempo, esercizio e un affinamento progressivo. Puoi crederti non disponibile a rinunciare a carta e penna e poi invece scoprirti entusiasta di una app: non c’è un metodo in assoluto migliore di un altro, e spesso è possibile mixare gli strumenti;
  2. Ricorda che si tratta di un sistema di liste, non di un’unica lista, e questo perchè la complessità che vuoi ‘ordinare’ è fatta di tante dimensioni che devi considerare e combinare in un modo adatto a te:
    • compiti diversi richiedono l’utilizzo di tipi di liste diverse: se hai bisogno di elencare una serie di attività che devono essere completate e che sono elementi eterogenei tra loro utilizzerai una to-do-list, se invece hai bisogno di una lista che ti aiuti a controllare (ex post) o a guidare (durante) la corretta esecuzione (in termini di completezza e sequenzialità) di una procedura allora dovrai utilizzare una check list;
    • è probabile che tu abbia bisogno di liste che abbiano, intrinsecamente, una connotazione temporale (ad esempio una lista ‘oggi’ o ‘domani’), ma anche di liste che contengano attività per le quali dovrai, in un secondo momento, andare a definire un tempo per il loro completamento (attraverso un processo di pianificazione);
    • contesti e/o ruoli diversi richiedono liste differenti: ad esempio è bene non gestire aspetti personali e lavoro con la stessa lista; gestire la complessità con un’unica lista è un compito improbo e ti porterà a provare insoddisfazione e affaticamento;
    • esistono poi attività, progetti, obiettivi e desideri: tutto può essere gestito con una lista, ma non con la stessa!
  3. Non abbandonare le attività dopo averle scritte in una lista! Completa l’opera e sforzati di esplicitare con precisione i micro step che devi svolgere per terminare il compito e definisci quando farli. Qualche mese fa, parlando del tempo, accennavo proprio alle to-do-list e a come, da sole, servano a poco o nulla. Rubando una frase al libro “Getting Things Done” di David Allen, ricordavo infatti che “Raramente le cose si bloccano per mancanza di tempo. Succede perchè non è stato definito come farle e quando farle”;
  4. Consulta le tue liste molto frequentemente: alcune tutti i giorni, altre, come le liste obiettivi e desideri, una volta al mese o una volta a trimestre. Le liste sono vive, cambiano le esigenze, cambiano le condizioni e cambiano le nostre priorità. Una lista non aggornata non sarà mai uno strumento di organizzazione utile.

 

Qualche esempio per te

Qui ti faccio solo qualche esempio di liste che possono andare bene per cominciare ad impostare un tuo sistema che, con il tempo (e magari con l’aiuto di una professional organizer), potrai affinare e personalizzare secondo le tue esigenze:

  • spesa: un classico, da portare con te nello smartphone, per dimezzare i tempi e stare nel budget;
  • regali: puoi tenere una lista unica o dividere per categorie, creando ad esempio la lista ‘Natale’ (a proposito, quanto manca?);
  • commissioni da fare di persona: nell’organizzazione della tua giornata o della tua settimana c’è un momento che è destinato alle commissioni? Questa lista ti permetterà di ottimizzare i tempi e, perchè no, anche i percorsi…
  • lista acquisti on line: trovo questa lista utile per ‘allenarsi’ ad evitare gli acquisti d’impulso; acquistare dal pc con un click è la cosa più facile, ma se ti abitui a mettere in lista le cose che desideri (o che ti sembra urgente procurarti), il tuo portafoglio ne beneficerà e così pure la tua capacità di scegliere consapevolmente;
  • io non potrei mai rinunciare alla lista libri: quelli che desidero, quelli che ho letto, quelli che ho regalato, quelli che ho prestato;
  • lista ‘in attesa‘: attendo la consegna di un pacco, attendo una risposta, attendo un feedback…tutto in una lista per smettere di (provare a) ricordare cose piccole ma utili;
  • progetti: non fare l’errore di confondere le singole attività con i progetti, che invece sono un insieme, una sequenza di attività che alla fine ti porteranno a realizzare un progetto; la lista progetti è il punto di partenza per creare altre liste operative fatte da compiti che ti faranno progredire nella strada verso il successo;
  • desideri: i desideri rimangono sogni fino a che non li scrivi in una lista! Non sottovalutare il potere di scrivere, al presente, come se tutto si fosse già realizzato, i tuoi desideri: consultali, esplodili e trasformali in obiettivi a medio lungo termine e in progetti a breve. Ti stupirai del potere trasformativo che una lista può avere sulla realtà.