As time goes by

Il metodo GTD

Ho già citato più volte David Allen e il suo libro ‘Getting Things Done‘.

Sua è la regola dei due minuti e sua una frase che trovo particolarmente ispirazionale (e confortante):

“Raramente le cose si bloccano per mancanza di tempo. Succede perchè non è stato definito come farle e quando farle”

Mi sembra il momento quindi di vedere più da vicino il suo famoso metodo GTD per la gestione dell’efficienza personale.

Non è un metodo semplicissimo da comprendere in tutte le sue sfumature e non è di immediata applicazione, ma credo che tutti possano trovare uno o più spunti utili da applicare alla propria situazione.

Del resto Allen è piuttosto ambizioso nel suo intento: vuole offrire una soluzione al senso di smarrimento e ansia causato dal non riuscire a far fronte ai propri impegni in modo (abbastanza) preciso e tempestivo. Sì, insomma, quella sensazione – che credo tutti abbiamo provato – di venire sopraffatti dagli eventi e di essere travolti da mille cose da fare e da ricordare.

A questo proposito Allen sostiene che il cervello è fatto per avere idee, non per conservarle.

Ecco perché è necessario evitare di sprecare energie mentali e tempo cercando di ricordare le attività da svolgere e le scadenze da rispettare: l’utilizzo di un sistema di organizzazione basato sul metodo GTD aiuta a liberare la mente, mantenere il controllo e a migliorare la produttività.

 

I cinque passi del metodo GTD

1. Cattura

In questa prima fase è indispensabile raccogliere tutto quello che sta nella tua mente: scadenze, impegni, attività in corso o da iniziare, promesse fatte, progetti, intenzioni, desideri, propositi…insomma non tralasciare nulla di quello che ti frulla in testa, occupa spazio, si ripresenta puntualmente per distrarti o preoccuparti, e ti impedisce il riposo.

Non dimenticare di raccogliere quello che, pur stando fuori dalla tua mente (documenti cartacei, appunti, biglietti da visita) rappresenta comunque un pensiero, un cerchio aperto o un’attività che cattura la tua attenzione.

Tutto questo materiale deve essere raccolto in contenitori fisici o digitali: vaschette porta documenti, applicazioni per raccogliere promemoria e note, inbox della posta elettronica. In particolare:

  • decidi quali sono i tuoi strumenti di raccolta;
  • cerca di tenere il loro numero entro un limite ragionevole;
  • inserisci tutto quello che arriva di nuovo in questi strumenti.

Il magazzino del tuo cervello deve restare il più possibile vuoto.

 

2. Chiarisci

In questa fase lo scopo è esaminare ogni elemento raccolto.

La domanda che devi porti (e non è una domanda facile) è ‘che cosa significa questa cosa?

Chiederti questo non vuol dire svolgere le attività, ma solo trasformarla in una o più azioni e decidere se puoi agire:

  • se la risposta è NO, scegli se eliminare, archiviare o differire;
  • se la risposta è SI, decidi se si tratta di una azione singola o se è collegata ad un progetto…e vai al punto successivo.

 

3. Organizza

La terza fase prevede che i vari elementi siano organizzati, tipicamente attraverso l’utilizzo di calendario e liste.

Riparti dagli elementi per cui al punto precedente avevi risposto SI:

  • se c’è una azione singola che può essere completata in non più di due minuti, fallo!
  • inserisci tutto ciò che ha una scadenza nel calendario;
  • ciò che non ha una scadenza, ma costituisce una singola azione può essere organizzato in una o più liste, a seconda del tipo di contenuto (es. personale, lavoro, figli, telefonate, acquisti…);
  • chiediti se una singola azione deve essere svolta da te o può essere delegata: in questo caso inseriscila in un’apposita lista (es. attività delegate – da monitorare).

E poi ci sono i progetti. Per Allen qualunque compito che richieda più di un solo passaggio per essere completato è un progetto.

Innanzitutto è bene che tu abbia una lista di tutti i progetti.

In seguito, dovresti esaminare ogni progetto e scomporlo in singole azioni collegate tra loro, da inserire in calendario – se hanno scadenze – o da inserire in sottoliste nel caso contrario.

L’organizzazione delle azioni singole e dei progetti deve consentirti di ragionare sulle priorità e sulla sequenza da seguire per raggiungere i tuoi obiettivi.

 

4. Rifletti

Rifletti sul sistema che hai messo in piedi: per approssimazioni successive, aggiusta il tiro migliorando precisione, completezza e prospettiva nell’ottica di raggiungere i tuoi obiettivi.

Rivedi il tuo sistema di liste per accertarti che sia funzionale e aggiornato.

Consultalo almeno una volta al giorno:

  • per verificare di avere completato i compiti assegnati e rispettato le scadenze;
  • per stabilire le priorità per il giorno successivo: solo così la produttività aumenterà e i risultati cominceranno ad essere conseguiti.

Ogni settimana poi:

  • svuota la mente e raccogli i nuovi input nel sistema di raccolta;
  • svuota i sistemi di raccolta e analizzane i singoli elementi;
  • organizza le attività nel calendario, nelle liste di competenza o in nuove liste, aggiorna i progetti;
  • controlla la liste dei compiti delegati: a che punto sono? è il caso di sollecitare?
  • verifica la lista degli input differiti: c’è qualcosa che posso rendere esecutivo?

 

5. Agisci

Infine, agisci.

Sembra semplice, ma arrivata a questo punto potresti comunque sentirti paralizzata, incapace di cominciare.

Allen ha un consiglio anche per questo.

Per decidere a quale attività dedicarti suggerisce di considerare i seguenti fattori:

  • il contesto: sono in ufficio, forse non è il momento per uscire e completare la lista ‘acquisti’; rispettare il contesto sarà molto più facile se utilizzerai liste contestuali, che raccolgono quindi un insieme di attività accumunate dal medesimo contesto;
  • il tempo a disposizione: scegli attentamente l’attività da svolgere in base al tempo di cui disponi; fai attenzione alla stima dei tempi quando organizzi le tue attività e pianifichi le giornate;
  • le energie a disposizione: fai altrettanto con le tue energie…inutile affrontare un’analisi complessa quando sei stanca e mentalmente non fresca. Investi del tempo nella conoscenza di te stessa e dei tui bioritmi: conoscere i tuoi momenti di massima e minima resa ti aiuterà a pianificare con maggiore accuratezza i compiti da svolgere;
  • la priorità: se l’utilizzo dei precedenti tre criteri non ti ha risolto l’ambiguità tra due o pià attività, comincia con lo svolgere il compito più importante. E se si tratta di un boccone indigesto, che ti fa scattare la tentazione di procrastinare…leggi il mio articolo ‘Eat that frog‘!

***

Il metodo GTD non è semplice e non puoi pensare di riuscire ad utilizzarlo completamente in breve tempo. Serve tempo ed energia, specialmente per il set up iniziale.

Ma è un metodo organico che, a regime, ti permette di non perdere niente e di mantenere un ottimo controllo su ogni aspetto della tua vita, sia privato che lavorativo.

Anche questo metodo però non ti dice quali sono le tue priorità: a questo ci devi pensare tu, interrogandoti sui tuoi obiettivi e, alcune volte, sui tuoi valori.

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